Talent Availability : comment ce module révolutionne le déploiement des talents, la gestion de la disponibilité et la rentabilité ?

En avril, nous mettons à l’honneur le déploiement des talents par le prisme de leur disponibilité. Si nous avons déjà évoqué la stratégie à employer, il est crucial d’aborder la partie fonctionnelle. Rentrer dans le concret permet ainsi de mieux illustrer la force d’une telle stratégie. Une bonne gestion de la disponibilité va de pair avec une pile technologique adaptée. Pour la solution Whoz, ce module porte un nom : le Talent Availability. Explorons-le pour bien comprendre les bénéfices qui en découlent.

Gestion de la disponibilité : de quoi parle-t-on ?

Pour une société de services, la disponibilité est une donnée opérationnelle stratégique pour affecter des talents sur des missions. Plus une ESN grandit, plus ses projets s’amoncellent et plus le nombre de talents augmente. Les affecter sur des missions à l’aveugle n’est ainsi plus une option. Et c’est ici qu’intervient la technologie, pour simplifier cette gestion et optimiser au mieux le taux d’occupation de ses consultants. 

Grâce à une solution verticale dédiée, le manager a la capacité de connaître la date de fin de toutes ses missions, et donc anticiper au mieux les retours des consultants. Savoir qui est disponible et à quel moment est impératif pour éviter les périodes d’intercontrat, et donc de réduire les fuites de rentabilité. 

En bref, plus on optimise la disponibilité des talents, plus le TACE augmente. Et, par extension, on aperçoit une hausse nette des revenus et de la marge. On profite ainsi d’un cercle vertueux permettant aux managers de mieux gérer le temps de leurs consultants, de développer davantage leurs compétences, ainsi que de décupler les nouvelles opportunités. 

Talent Availability : à quoi sert ce module ?

Plongeons désormais au cœur de la solution Whoz. Notre pile technologique détient plusieurs modules, tous destinés à répondre à des enjeux bien spécifiques. L’objectif principal du Talent Availability est d’optimiser au mieux le TACE, soit l’indicateur mesurant le niveau d’activité facturable d’un consultant. Le TACE est important pour une société de services puisqu’il permet le suivi de l’activité ainsi que la performance de l’organisation. 

TACE = Nombre de jours facturables / Nombre de jours travaillables
En moyenne, un bon TACE atteint les 85%

En optimisant l’activité du talent, le manager peut identifier en amont les profils disponibles, et ce depuis combien de temps. L’idée étant de pouvoir anticiper les fins de missions, et donc de détecter les périodes d’intercontrat et/ou fuites de disponibilité. 

Pour la solution Whoz, le module de Talent Availability est scindé en trois briques :

• Le Staffing board : le tableau de bord d’entrée qui remonte en tête de liste, les talents disponibles. Sur une période prédéfinie par l’utilisateur (huit semaines par défaut), le Staffing board met en avant les consultants à staffer rapidement. Qu’ils soient disponibles à l’instant T, ou bientôt disponibles, le manager peut voir en un coup d’œil ceux qui attendent d’être affectés sur une nouvelle mission.
  
• Le Master Schedule : sur une période élargie à trois mois, l’objectif est d’avoir un découpage plus fin des disponibilités de chaque consultant, mais surtout de mettre en avant les fuites de rentabilité. Le manager peut approfondir son travail d’affectation en identifiant, optimisant et complétant les périodes sans mission. Cette projection trimestrielle donne plus de détails pour occuper les consultants, et donc améliorer le TACE.
  
• Le suivi des KPIs : toutes les données relatives au staffing sont recensées. Les décideurs ont l’opportunité de visualiser l’entièreté du périmètre de l’entreprise, le taux de disponibilité, consulter la cohérence du TACE, les fuites de disponibilités, etc. 

En quoi la bonne gestion de la disponibilité change-t-elle la donne ?

Si la solution Whoz a mis en son cœur l’optimisation du taux d’occupation, c’est bien car il s’agit du défi majeur des sociétés de services. On le sait, les périodes d’intercontrat sont le talon d’Achille des organisations. Leur priorité est de le réduire au maximum pour optimiser sans cesse le TACE, et donc la rentabilité finale. 

Anticipation + gain de temps = combo gagnant

De tous les bénéfices offerts par le module Talent Availability, ce sont l’anticipation et le gain de temps qui priment. En effet, le manager peut avoir en vue, constamment et en temps réel, l’occupation de ses talents et leurs compétences associées. Celui-ci peut alors projeter, à court et moyen terme, les affectations, les disponibilités de tout un écosystème, et ce, au-delà de sa propre entité. Et oui, cette centralisation de l’information peut être partagée à l’envi. En cas d’indisponibilité d’un consultant, le manager peut de fait en trouver un tout aussi qualifié dans une autre agence. 

Vers un meilleur engagement du talent

Du côté du talent, les bénéfices de l’anticipation sont également notables. L’intercontrat est loin d’être une période sereine pour le consultant. Faire le choix d’évoluer en ESN va de pair avec celui d’améliorer son expertise. Être sur le banc, être dans l’attente d’une mission valorisante entache cette montée en compétences. Une société de services qui propose des projets qualitatifs et en phase avec les aspirations de chacun est une société qui donne le meilleur pour engager ses talents. 

La gestion de la micro-disponibilité, cet enfer pour les manager

Pour une société de services, la gestion de la micro-disponibilité peut vite s’apparenter à un calvaire. Qu’il soit engagé dans une mission à temps partiel voire à 80%, le consultant peut avoir du temps disponible. Donc du temps qui n’est pas facturé et qui coûte à la société. Grâce à un module tel que le Talent Availability, le manager peut détecter les trous dans son caneva. Il peut ainsi occuper au mieux ce temps disponible ; consulting le vendredi, pose de congés sur ce jour off, affectation sur une petite mission complémentaire, etc. L’idée étant de pouvoir piloter de façon simple, fluide et anticipée toutes les micro-disponibilités qui apparaissent sur le tableau de bord. Grâce à cette projection de l’activité, le manager réduit de moitié ces temps vides. Il prend alors de meilleures décisions et engage son consultant sur le long terme. 

Avant/Après Talent Availability : exemple 

Par exemple, imaginons qu’un collaborateur termine sa mission dans 4 jours. Sachant qu’il faut en moyenne 15 jours pour re-staffer un consultant, le manager va subir une période inévitable de 11 jours d’intercontrat. Le consultant est sur le banc et l’organisation perd de l’argent irrécupérable. Si ce même manager est au courant depuis deux semaines que son consultant termine sa mission tel jour, il a le temps d’anticiper et de lui trouver une nouvelle mission. In fine, il gagne du temps et de l’argent. Quant au talent, il est rassuré et se sent valorisé.