Staffing : pourquoi Excel n’est plus la solution

Excel est le faux ami par excellence des chefs de projets, responsables de staffing et managers de BU. Même petite, une société de conseil ou une ESN peut subir de graves conséquences suite à une erreur de saisie ou de calcul. En octobre 2020, les services de santé britanniques ont “oublié” 16 000 cas de Covid à cause d’un fichier Excel arrivé à saturation ! Manque de centralisation des informations, d’automatisation et de collaboration… Utiliser Excel pour optimiser ses processus est une fausse bonne idée ; notamment lors de la gestion du cœur de métier des entreprises de services et de conseil, à savoir le staffing.

Gérer son staffing avec Excel, soit récolter les informations ailleurs

Excel est un outil qui se remplit à la main. Il n’y a pas d’intégration possible avec les autres outils de la société (CRM, ERP, SIRH…). Pour le responsable de staffing ou le chef de projet qui utilise Excel, cela implique d’aller saisir plusieurs fois les mêmes données. C’est non seulement une grande perte de temps, mais pire encore, c’est la porte ouverte aux erreurs de saisie, faussant certains résultats. Les erreurs de saisie sont d’autant plus fréquentes que le staffing nécessite la prise en considération de plusieurs informations. Il est donc primordial d’avoir sous la main, dans une seule et même solution, l’ensemble des informations à jour sur ses consultants.

Il y a un bon nombre de facteurs à prendre en compte afin de créer le matching idéal entre les profils disponibles et les besoins client : les compétences du consultant, ses disponibilités, son taux jour, sa séniorité, sa localisation en cas de travail en présentiel… Devoir aller chercher ces informations sur différents logiciels internes est handicapant : la tâche est pénible, chronophage et peu fiable en cas d’erreurs de saisie et de calcul.

Gérer son staffing avec Excel, une difficulté d’avoir des informations à jour

Une autre limite d’Excel est l’impossibilité de faire du temps réel. Prenons un exemple concret :

Lorsque le consultant revient prématurément de mission, il doit en informer le responsable de staffing. Entre le moment où l’information est connue par le consultant, où elle est remontée et le moment où elle est mise à jour et prise en considération par le responsable de staffing, il peut se passer plusieurs jours voire semaines. Tout ceci contribue à augmenter l’intercontrat, et donc à faire perdre de l’argent à l’entreprise qui aurait pu anticiper le re-staffing de ce consultant si elle avait récupéré l’information en temps réel.

À ce manque d’instantanéité, s’ajoute un autre problème : le nombre conséquent de personnes qui sont amenées à inscrire des données dans un même fichier Excel. Difficile de s’y retrouver. Plus le nombre de personnes ayant accès au fichier est grand, plus ce dernier est susceptible de contenir des erreurs. Mettre à jour un fichier Excel en temps réel est impossible, il faudrait permettre aux 30, 150 ou 400 consultants de mettre à jour leurs données lorsqu’ils le peuvent et non pas quand le fichier Excel est disponible.

Aussi surprenant que cela puisse paraître ce n’est pas de la fiction, un consultant d’une ESN a bien voulu en témoigner dans un de nos articles. Dans cette interview, il explique que son équipe s’est trompée dans la catégorisation des personnes en congés. Résultat : ils se sont retrouvés avec 300 personnes en moins staffées !

Gérer son staffing avec Excel, un risque à la sécurité des données

Non seulement Excel ne permet pas une collaboration fluide entre les différents collaborateurs mais les fichiers contenant un trop plein d’information sont des foyers à erreurs de calculs. À tous ces désavantages s’ajoute l’impossibilité de concilier sécurité et collaboration. Or la sécurisation des fichiers est un enjeu que les entreprises s’efforcent de relever afin que les données clients et celles des collaborateurs restent confidentielles. Aujourd’hui, il est difficile d’assurer la sécurité d’un ordinateur personnel. Avant la crise du Covid, cela était faisable, car tout le monde travaillait sur site, au même endroit. Lorsque les fichiers se trouvent sur les serveurs internes de l’entreprise, les documents sont mieux protégés. Mais aujourd’hui, rares sont les collaborateurs qui ne sont pas touchés par le télétravail. Il faut donc rendre disponibles tous les fichiers peu importe la localisation des salariés. C’est impossible d’assurer à 100% la sécurisation de ces données avec la multiplication des fichiers et documents.

Gérer son staffing avec Excel, soit l’ennemi des sociétés agiles

Le staffing est une mission complexe qui demande un véritable savoir-faire. En effet, le monde des prestations intellectuelles est soumis à des évolutions qui bouleversent les habitudes de staffing. La concurrence est de plus en plus rude, notamment avec les plateformes de freelance et l’augmentation des prestations en télétravail. En effet, les clients qui se tournaient habituellement vers une même entreprise de prestations intellectuelles basée par exemple à Paris, peuvent aujourd’hui faire appel à une société basée ailleurs, là où les tarifs jour sont plus intéressants.

À cette difficulté, s’ajoute le fait que l’innovation technologique, plus rapide que jamais, influe sur les mutations brutales des milieux professionnels engendrant une obsolescence rapide des compétences. Pour être le plus réactif possible, il faut pouvoir tenir à jour très régulièrement une cartographie des compétences qui permet une rapide analyse des profils susceptibles de correspondre à une offre et finalement répondre le plus rapidement possible aux clients afin de devancer la concurrence. Désormais, il faut donc être en mesure de staffer plus vite, au meilleur prix et avec les bonnes compétences.

Gérer son staffing avec Excel, une perte de temps considérable

Un autre défi vient bousculer les habitudes de staffing : la réduction du temps des missions. On assiste de plus en plus à une facturation à la demie, voire au quart de journée. Les projets sont de plus en plus courts et en mode Agile. Cette nouvelle façon de travailler rend la tâche du responsable de staffing beaucoup plus complexe : il y a plus de missions à staffer donc plus d’intercontrat à optimiser. D’où la nécessité d’avoir sous la main toutes les mises à jour de statut (disponibilités des consultants) pour pouvoir staffer rapidement les consultants et réduire l’intercontrat.

Avec Excel, il est impossible de consigner autant d’informations et ce, en temps réel, ce qui complexifie le travail, déjà difficile, des responsables de staffing. Les sociétés perdent alors des clients car elles n’ont pas répondu à temps aux appels d’offres, ou n’ont pas su trouver en interne les bons profils.

Le fait qu’Excel ne permette pas d’obtenir des données de qualité et à jour ralentit le processus de staffing, et donc fait perdre de l’argent à la société. Un consultant sur le banc, c’est de l’argent dépensé, sans en gagner.

Pour conclure, face à ces nouveaux défis les ESN et sociétés de conseil doivent moderniser et digitaliser leur cœur de métier. Dire adieu aux feuilles de calcul Excel pour des outils plus performants qui s’adaptent à leurs réalités opérationnelles et aux réalités du marché. La digitalisation du cœur de métier de ces entreprises est, aujourd’hui, primordiale pour améliorer durablement les résultats de l’entreprise.