Solution de staffing 4.0 : 3 points clés à retenir

Dans un article précédent, nous évoquions les bénéfices liés à la dataification du staffing. Autrement dit, en quoi une solution de staffing 4.0 permet de relever les grands défis du marché de la prestation intellectuelle. Maximiser sa rentabilité, fidéliser ses collaborateurs en répondant à leurs souhaits d’évolution, ou encore staffer mieux et plus rapidement… Une solution intelligente de staffing est aujourd’hui un pré-requis sur un marché dynamique qui nécessite une gestion en temps réel des projets, des clients et des consultants. 

Solution intelligente de staffing : les 3 points clés à retenir 

Dataifier son staffing (ou son resource management) consiste à développer ou mettre en place une solution digitale qui doit répondre à minima à 3 critères. Celle-ci doit : 

• cartographier les compétences internes et externes;
• faciliter la collaboration entre les différentes équipes et entités; 
• permettre l’historisation des données de staffing. 

En répondant à minima à ces 3 critères, une telle solution permet in fine de maximiser les résultats de l’entreprise. Revenons sur ces 3 éléments pour comprendre précisément en quoi cela permet d’optimiser les résultats (marge, taux d’activité, chiffre d’affaires). 

1/ Cartographie des compétences de son ESN, de son cabinet de conseil ou de sa société d’ingénierie

C’est souvent l’entreprise qui est la plus rapide et pertinente à répondre à un appel d’offres qui l’emporte. Accéder rapidement à tout son écosystème de compétences permet de répondre plus efficacement aux besoins client. Résultat ?  Plus de projets gagnés, et un chiffre d’affaires plus élevé. 

Une solution digitale adaptée au métier de la prestation intellectuelle doit proposer une cartographie des compétences. Il s’agit de référencer aussi bien les compétences internes qu’externes (freelances, entreprises partenaires). Cette cartographie doit s’actualiser en temps réel au gré des modifications effectuées sur les profils (expériences, expertises, séniorité). C’est en ayant accès instantanément à une information toujours à jour que les managers peuvent répondre rapidement aux besoins. 

Mais la rapidité ne suffit pas. La pertinence de la réponse est tout aussi capitale ! La cartographie doit donc s’accompagner d’un système performant d’identification des compétences. Autrement dit, le moteur de recherche doit permettre d’identifier les meilleurs profils. Pour cela, il doit prendre en considération les compétences transversales. C’est indispensable pour aider les managers à trouver rapidement les profils les plus pertinents. 

Voici un exemple : vous avez besoin d’un développeur Javascript. Admettons qu’aucun profil ayant cette compétence précisément ne soit disponible. Un moteur de recherche performant va remonter d’autres profils dont les compétences sont pertinentes pour répondre à votre besoin. Dans ce cas de figure, un développeur node, react ou meteor fera un bon développeur Javascript. 

Une telle identification n’est possible que si le référencement des compétences a été fait grâce à de l’intelligence artificielle capable d’analyser rapidement les CVs des consultants et de les catégoriser de manière pertinente. Tous les outils du marché n’utilisent pas de l’IA et ne permettent donc pas une identification aussi fine. La solution Whoz en revanche le permet.

2/ Collaboration entre les différentes équipes et business units

Le partage de l’information facilite énormément l’optimisation des plans d’allocation et d’affectation des collaborateurs. 

Une solution de staffing performante est un outil qui reflète et partage en temps réel toutes les modifications effectuées (fins de mission, staffing, etc.). L’idéal est que chaque responsable de staffing ait accès à un Capacity Planning qui se met à jour automatiquement. 

Une telle fonctionnalité permet de visualiser en temps réel toutes les affectations des consultants et ingénieurs. Dans ces conditions, il est possible d’anticiper les fins de mission, de prépositionner les consultants et donc d’anticiper leur restaffing. C’est indispensable à l’optimisation du taux d’activité. Car un consultant dont le retour de mission n’a pas été anticipé, c’est un profil sur banc non facturé.

3/ Historisation des données de staffing

L’historisation des données de staffing doit permettre à l’entreprise d’accéder in fine à des indicateurs de performance en temps réel et à des prédictions quant à l’évolution de ses résultats. 

L’accès rapide à de telles données et leur analyse permet ensuite d’élaborer des plans d’action plus pertinents contribuant à l’amélioration des résultats. Voici une liste non exhaustive des indicateurs à suivre et à partager auprès de ses équipes : 

• Marge commerciale 
• Marge globale 
• Taux d’occupation (ou d’activité) 
• Chiffre d’affaires 
• Jours disponibles 
• Jours facturables restants 

Une information centralisée, partagée, en temps réel et prédictive permet d’être réactif et proactif. Ce qui n’est pas le cas quand les reportings sont faits manuellement sur fichiers Excel. La consolidation des données prend beaucoup de temps. Dans ces conditions, on ne peut que constater le passé. Impossible d’anticiper la suite et de préparer aujourd’hui le futur de son entreprise. Sans compter les oublis et les erreurs de calcul d’une consolidation manuelle, et qui viennent fausser les résultats. 

Idéalement, un tableau de bord reflétant les KPIs de l’entreprise sera complété par un système de filtres pour une analyse plus fine. Une solution performante peut par exemple disposer de filtres temporels ou encore organisationnels. Des filtres temporels permettent d’analyser les principaux indicateurs au jour, à la semaine ou au mois. Des filtres organisationnels aident à une analyse “par pôle d’activité” ou encore “par métier”.

Solution de staffing : développement en interne ou prestataire externe ? 

Le développement en interne d’une solution, adaptée au métier de la prestation intellectuelle et à base d’IA, est à la fois chronophage et très coûteux. Le métier de la prestation intellectuelle est complexe tout autant que la gestion du staffing. 

Développer une solution puissante de staffing nécessite un investissement très  important en R&D, pour concevoir des fonctionnalités telles que mentionnées précédemment. 

Cela peut valoir le coût de faire appel à des experts IT et métiers pour déployer une solution existante, qui est le fruit de nombreux cas d’usage, et qui répondra à l’ensemble de vos besoins actuels et futurs.  

Whoz, la solution de staffing 100% adaptée au métier de la prestation intellectuelle

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