Prestations intellectuelles : 4 outils pour l’excellence opérationnelle

Le marché de la prestation intellectuelle est très concurrentiel. Les attentes des clients évoluent en permanence. Il est donc de plus en plus complexe d’améliorer la performance de son entreprise. Heureusement, il existe désormais de puissants outils pour améliorer les processus opérationnels. Qui plus est, ces outils sont adaptés aux spécificités du métier de la prestation intellectuelle. 

4 outils pour son ESN, son cabinet de conseil ou sa société d’ingénierie

Outil N°1 : la cartographie dynamique des compétences

Les managers des entreprises de prestations intellectuelles cherchent à identifier rapidement le ou les bons profils pour répondre aux besoins client. Cependant, c’est un exercice complexe et compliqué pour plusieurs raisons : 

• Les clients ont des façons différentes d’expliquer leur besoin. Les managers doivent savoir lire entre les lignes pour comprendre quelles sont précisément les compétences nécessaires. 
• Les CVs des consultants et ingénieurs sont éparpillés sur le serveur et pas toujours rapidement accessibles.
• En outre, ils ne sont pas toujours mis à jour. 
• Idem pour les autres informations tout aussi nécessaires aux arbitrages de staffing : disponibilité des consultants et ingénieurs, TJM, localisation…
• Enfin, les managers ont une visibilité réduite de l’ensemble des compétences disponibles. 

Heureusement, les progrès réalisés en matière d’IA offrent un potentiel immense. L’intelligence artificielle est en capacité d’analyser en quelques secondes les CVs des collaborateurs. Cela permet de créer ensuite automatiquement des profils complets avec les différentes catégories de compétences (techniques, comportementales, transverses…). 

Au-delà des CVs des collaborateurs internes, l’entreprise peut intégrer les CVs de ses freelances. Un tel outil offre un accès direct à tout son écosystème. Il suffit de spécifier ses besoins (compétences, dates mission, TJM…), et l’IA fait ressortir les profils parfaitement adéquats. Aujourd’hui, les entreprises Econocom et Keyrus utilisent une telle solution pour staffer plus rapidement leurs consultants, améliorer leur taux d’occupation et augmenter leur chiffre d’affaires.

Outil N°2 : le générateur de CVs sur-mesure

L’élaboration des réponses commerciales aux appels d’offres est une des missions clés des managers. C’est également quelque chose qui est chronophage. Cela implique différents allers-et-retours avec les collaborateurs pour avoir des CVs à jour. Cela nécessite également une mise à jour des dossiers de compétences pour proposer une réponse ciblée. 

Le générateur de CVs sur-mesure est un outil prisé car cela fait gagner un temps considérable. Une fois que les bons profils ont été identifiés grâce à la cartographie, les managers ont directement accès à leur CV. Ils peuvent alors utiliser le générateur et son système de filtres intuitif pour ne garder que l’essentiel.

Résultat ? Les managers gagnent énormément de temps lors de l’élaboration des réponses commerciales. Ils peuvent alors passer plus de temps sur des missions à forte valeur ajoutée. C’est le cas de l’entreprise Egis qui exploite tout le potentiel de cet outil pour accélérer la production de ses offres.

Outil N°3  : le Capacity Planning en temps réel

Les entreprises de prestations intellectuelles subissent parfois (souvent ?) le turnover. Car laisser des consultants trop souvent sur le banc est synonyme de perte de motivation. Mais c’est aussi une perte d’argent ! Chaque jour passé sur la banc est un jour en moins non facturé. Or, certains collaborateurs peuvent rester des semaines voire des mois à se tourner les pouces… Le staffing des collaborateurs “en attente” est donc un enjeu majeur de fidélisation des talents et de rentabilité. 

Le Capacity Planning en temps réel devient alors un précieux allié pour optimiser finement le taux d’occupation des consultants et ingénieurs. Les managers ont accès à l’ensemble des disponibilités avec une vision sur les prochains mois. Cela leur permet de facilement anticiper les retours de mission des collaborateurs et préparer au plus tôt leur nouveau staffing.

Outil N°4 : le tableau de bord de performance

Le dernier outil indispensable à l’excellence opérationnelle est le tableau de bord de performance. Aujourd’hui encore, la majorité des entreprises de prestations intellectuelles réalisent manuellement, sur fichiers Excel, des reportings mensuels ou des projections d’activité. Cela est non seulement énergivore mais est source d’erreurs (oublis, erreurs de calcul…). 

Il serait dommage de se priver de la vitesse de calcul des nouvelles technologies pour bénéficier de reportings et de projections d’activité en temps réel ! Le marché évolue vite et nécessite désormais une gestion en temps réel. Le tableau de bord de performance permet d’accéder instantanément aux indicateurs clés : 

• Marge opérationnelle
• Taux d’occupation (TACE) 
• Chiffres d’affaires 
• Taux Journalier Moyen 
• Etc. 

Doté d’un système de filtres, le tableau de bord de performance permet d’analyser finement les indicateurs clés : 

• Au jour 
• À la semaine 
• Au mois 
• Par pôle / business unit 
• Par métier 
• Etc. 

Votre entreprise a des objectifs de croissance ? Elle mérite une solution conçue pour booster sa performance. 

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