Staffing : pourquoi un ERP ne suffit pas

Si un ERP permet de faciliter la gestion d’entreprise sur un ensemble de fonctions “classiques” (comptabilité, recrutement…), il ne digitalise et n’optimise pas ce qui est au cœur des enjeux des entreprises de services du numérique (ESN) et des cabinets de conseil, à savoir le staffing.

C’est le nerf de la guerre qui permet de gagner plusieurs points de marge lorsqu’il est digitalisé et optimisé. Utiliser une solution dédiée à ce cœur de métier est alors indispensable pour une entreprise de prestations intellectuelles, et ce quelle que soit sa taille. Autrement dit, les deux solutions (ERP et logiciel de staffing) sont complémentaires.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP

Définition d’un ERP

Les logiciels ERP sont des systèmes d’information qui permettent de gérer plus efficacement l’ensemble des fonctions communes aux entreprises, en centralisant et en automatisant les informations clés.

Les fonctions que l’on retrouve communément dans ce type de logiciels sont les suivantes :

• la comptabilité,
• la gestion commerciale,
• la gestion de projet,
• les ressources humaines,
• la production,
• la gestion des stocks…

Pourquoi utiliser un ERP

En centralisant et en automatisant une diversité d’information sur un même logiciel, on évite tout d’abord les multiples saisies, ce qui limite les erreurs et les doublons. Cela permet deux choses : d’une part gagner du temps (car les tâches à faible valeur ajoutée sont automatisées), et d’autre part prendre de meilleures décisions sur les fonctions évoquées précédemment. En effet, gérer efficacement son entreprise repose, entre autres, sur la capacité à prendre des décisions sur la base de données fiables. Par ailleurs, un ERP peut contribuer à renforcer la collaboration grâce au partage d’une information de meilleure qualité.

Ces notions de centralisation et d’automatisation sont également au cœur d’une solution de staffing. Mais comme son nom l’indique, et contrairement aux ERP, on se préoccupe ici du cœur de métier des ESN et des cabinets de conseil !

Solution de staffing

Définition d’une solution de staffing

C’est un logiciel qui digitalise le staffing, en vue d’améliorer plus efficacement les résultats de l’entreprise, tels que le taux d’occupation, la marge ou encore le chiffre d’affaires.

Par staffing, on entend l’opération qui consiste à mettre en relation un portefeuille de compétences avec un portefeuille de besoins client. Pour un projet donné, l’entreprise cherche donc à trouver rapidement les bons profils, au bon endroit, au bon moment, afin de répondre de manière satisfaisante aux exigences de son client.

Chez Whoz, nous avons pu constater qu’à partir de 70 consultants en moyenne, il devenait plus difficile de trouver rapidement le bon profil en prenant en compte les différents paramètres nécessaires aux arbitrages de staffing.

“J’ai dû mal à trouver les bonnes ressources en interne”
“Aujourd’hui, la majorité des informations importantes, que ce soit sur les compétences, les desiderata, les disponibilités… sont dans la tête des gens”
“Nous utilisons principalement des fichiers Excel pour gérer notre staffing”

Ce sont autant de phrases que nous entendons pour exprimer la difficulté croissante à gérer son cœur de métier. Une solution de staffing permet précisément d’éliminer les principales difficultés rencontrées au quotidien.

Quels sont les bénéfices d’une solution de staffing ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, une telle solution n’est pas seulement adaptée aux grandes entreprises. Elle apporte également certains bénéfices aux sociétés de taille intermédiaire et aux petites entreprises.

Voici une liste non exhaustive des bénéfices apportés :

• Homogénéisation des processus,
• Visibilité en temps réel sur les informations clés,
• Elimination des tâches à faible valeur ajoutée,
• Amélioration de la collaboration entre BU et développement du cross-staffing (valable surtout pour les grandes sociétés).

Tous ces bénéfices sont au service d’un même objectif : répondre mieux, et plus vite aux besoins client, tout en prenant en compte les souhaits des consultants.

Un outil digital dédié au staffing va permettre d’homogénéiser les processus inhérents à une allocation et à une planification optimale des ressources. Cela est possible grâce à la centralisation des informations clés : les données sur les consultants (compétences, disponibilités, souhaits de missions…) mais aussi celles sur les besoins clients. Une telle solution permet par ailleurs d’automatiser les informations afin d’accéder aux données en temps réel. Cette centralisation et cette automatisation sont capitales car elles permettent à l’entreprise de gagner du temps et de prendre des décisions fiables et rapides.

Enfin, les entreprises qui gèrent plusieurs business units ont tout intérêt à les faire collaborer. En effet, une compétence qui ne serait pas disponible dans tel département l’est bien souvent dans celui d’à côté. L’entreprise peut alors utiliser une solution de staffing pour l’aider à cartographier l’ensemble des compétences détenues. Être en mesure de prendre à tout moment le pouls des forces vives est crucial pour faciliter le cross-staffing.

En conclusion, les ERP sont pensés pour gérer l’entreprise sur des fonctions “classiques”, communes à l’ensemble des sociétés quel que soit leur secteur d’activité. Cependant, les SSII et les sociétés de conseil ont des besoins en matière de staffing auxquels les ERP ne répondent pas. Utiliser une solution dédiée à leur cœur de métier est alors indispensable.

Pour aller plus loin

Deux possibilités s’offrent à vous ! Vous pouvez approfondir le sujet en lisant notre article “6 raisons d’utiliser une solution intelligente de staffing”, ou bien tout simplement découvrir Whoz en live grâce à une démo gratuite.