La digitalisation du staffing au service du chiffre d’affaires

Cet article résume les réflexions qui ont été partagées dans le cadre d’une table ronde organisée par Whoz. Cette table ronde portait sur les pratiques de staffing et sur sa digitalisation. L’événement s’inscrit plus largement dans un cycle d’événements, celui du Club Performance. Ce club réunit des dirigeants et des décideurs d’entreprises de services du numérique (ESN), de cabinets de conseil et de sociétés d’ingénierie. 

Le staffing (ou resource management), un exercice essentiel et complexe  

Le staffing (ou resource management) est un exercice complexe, qui consiste pour l’entreprise à faire matcher un portefeuille de besoins avec un portefeuille de compétences. La difficulté réside alors dans la conciliation d’intérêts divers. Il faut en effet satisfaire le client, répondre aux enjeux de rentabilité de l’entreprise tout en proposant des missions intéressantes aux consultants. S’ajoute à cela, un besoin accru de vélocité. Les entreprises de prestations intellectuelles doivent en effet trouver plus rapidement les bons profils. Car la concurrence est rude, et les exigences des clients sont élevées…

Les entreprises ont donc besoin d’accéder à une information en temps réel sur leurs talents mais aussi sur leurs projets :

• Quelles sont les compétences mobilisables ?
• Où sont-elles localisées dans l’entreprise ?
• Quelles sont les disponibilités de mes collaborateurs ?
• Quelle séniorité est exigée pour tel projet ?
• Quel est le budget ?
• Quelles sont les contraintes ?

Bref, le staffing nécessite de prendre en considération un nombre très important de données. Plus l’entreprise grandit, plus elle a de données à traiter. Et plus il devient difficile de gérer ces données manuellement, sur fichiers Excel. 

Digitaliser le staffing / resource management pour gagner en compétitivité

Aujourd’hui, le marché évolue à une vitesse telle qu’il nécessite une gestion du staffing en temps réel. Les méthodes traditionnelles qui misent sur Excel et la mémoire des collaborateurs sont handicapantes. La digitalisation du staffing / resource management doit permettre de :  

• Cartographier en temps réel les compétences;
• Permettre la collaboration par le partage de l’information en temps réel; 
• Capitaliser sur les données business.

Une cartographie de compétences pour identifier plus rapidement les bons profils  

Identifier rapidement les bons profils nécessite d’avoir une vision instantanée sur l’ensemble des talents de son entreprise. Il s’agit d’accéder à une cartographie des compétences internes mais également externes (freelances). Cette cartographie doit se mettre à jour automatiquement au gré des modifications effectuées sur les profils (expériences, compétences). De cette manière, l’entreprise bénéficie d’une cartographie toujours à jour et complète. 

Plus important encore, la cartographie doit s’accompagner d’un moteur de recherche intelligent, conçu de telle manière qu’il permet d’identifier des profils pertinents même s’ils ne détiennent pas la compétence exacte recherchée. Par exemple, un manager recherche un développeur Javascript. Admettons qu’aucun profil ne détienne cette compétence dans l’entreprise. Cependant, des développeurs node, react ou meteor feraient de bons développeurs Javascript. Car certaines compétences sont transférables. Un moteur de recherche intelligent doit permettre d’identifier ces profils “node”, “react”, et “meteor”, et les suggérer au manager. La cartographie et le moteur de recherche de Whoz ont été spécialement conçus pour garantir des résultats rapides et pertinents.

Le partage de l’information en temps réel pour faciliter la collaboration et optimiser son taux d’activité

Il arrive bien souvent que le bon profil se trouve dans la business unit d’à côté. Par manque d’information partagée sur l’ensemble des compétences, les managers passent à côté de bons profils. L’entreprise doit s’équiper d’un outil qui partage aux différentes équipes et en temps réel les informations sur les profils. Cela augmente les possibilités d’interactions entre les managers. Ils peuvent ainsi se solliciter mutuellement, d’un département à un autre, en fonction de leurs besoins. Cette entraide permet de répondre plus rapidement aux besoins clients, et d’augmenter ses chances de maximiser ses résultats.

Des indicateurs en temps réel et prévisionnels pour améliorer sa rentabilité 

Trop souvent, la consolidation des données se fait de manière manuelle. Cet exercice est chronophage, et peut être source d’erreurs (calcul, oublis, doublons…). Aujourd’hui, les nouvelles technologies permettent de bénéficier de tableaux de bord complets regroupant l’ensemble des indicateurs clés d’une entreprise (marge, taux d’occupation, chiffre d’affaires…). Il peut s’agir d’indicateurs en temps réel mais aussi prévisionnels, permettant de projeter sur les semaines et mois à venir les principaux KPIs. Ainsi, l’analyse de ces KPIs fiables, en temps réel et prospectifs permet à l’entreprise d’identifier plus finement les actions à mener pour améliorer sa rentabilité.  Elle se donne véritablement les moyens d’être dans l’anticipation. Ce qui est indispensable à l’heure où le marché évolue en permanence, et très rapidement. 

L’engouement des fonds pour les ESN digitalisées

Digitaliser son cœur de métier est incontournable. C’est la condition sine qua non à la compétitivité et à la croissance des ESN, et plus largement des entreprises de prestations intellectuelles. Un autre élément va amener ces entreprises à digitaliser leur staffing à marche forcée : l’engouement croissant des fonds pour ces sociétés. Et plus précisément les fonds de leveraged buyout (LBO).

Les fonds de LBO cherchent à rentabiliser leurs investissements en ciblant des sociétés dont les indicateurs peuvent être améliorés. Comme nous l’avons vu précédemment, la digitalisation du staffing / resource management permet d’améliorer les résultats de l’entreprise. “Il y a 10 ans les ESN étaient perçues comme peu rentables par les fonds. Mais aujourd’hui, la tendance s’inverse. Il y a un besoin de digitalisation des grands comptes, ce qui impacte la croissance des ESN. C’est aussi un marché qui va se consolider”, note Henry Capelle, Directeur Tech & Telecom chez Apax Partners, dans un podcast réalisé par Whoz. Si l’intensification des projets de transformation joue en la faveur des ESN, cela ne suffira pas. Car l’écart se creusera entre les entreprises digitalisées, et celles qui tardent à transformer leur cœur de métier. 

Nous sommes à l’aube d’une incroyable transformation pour les entreprises de prestations intellectuelles. La digitalisation de leur processus de staffing va leur permettre de staffer mieux, plus rapidement, et de manière plus rentable.