Dataification du staffing : un pré-requis à la compétitivité ?

Dans un article précédent, il était question des 7 grands défis pour les entreprises de prestations intellectuelles. Il s’agit ici de partir de ces 7 défis et de montrer en quoi la dataification du staffing (nous allons revenir sur ces termes !) permet de les relever en partie. Cet article est le fruit d’échanges qui ont eu lieu dans le cadre du Club Performance. Ce club réunit des décideurs et des dirigeants d’entreprises de services du numérique (ESN), de cabinets de conseil et de bureaux d’études et d’ingénierie.

La dataification du staffing : de quoi parle t-on ?

Définition

Le cœur de métier des entreprises de prestations intellectuelles est la planification et l’allocation des profils (internes mais aussi freelances). Que certaines entreprises parlent de “staffing” ou plus volontiers de “resource management”, l’enjeu réside dans la mise en relation rapide et pertinente d’un portefeuille de compétences avec un portefeuille de besoins client. 

Par ailleurs, la “dataification” est un néologisme issu du terme anglais “datafication”. La “datafication” est le processus de transformation d’objets, de sujets et de pratiques en données digitales. Pour les entreprises, l’objectif final est le suivi en temps réel des informations clés d’une activité, ainsi que l’analyse des informations prédictives et prévisionnelles.

La dataification du staffing appliqué aux entreprises de prestations intellectuelles

Pour une entreprise de prestations intellectuelles, la dataification de son cœur de métier permet à ses managers et dirigeants de centraliser l’ensemble des informations clés de leur activité. Objectif ? Suivre l’activité en temps réel, analyser les données prévisionnelles (voire prédictives) et in fine identifier le plan d’action pertinent pour maximiser ses résultats (taux d’activité, marge, chiffre d’affaires, etc.). 

Autrement dit, il ne s’agit pas simplement de gérer de manière unitaire un projet, mais d’avoir aussi une vision d’ensemble sur les projets, les profils, les compétences, et la rentabilité. Le marché offre une pluralité de solutions permettant de gérer l’activité d’une entreprise. Cependant, l’offre est nettement plus réduite aujourd’hui quand il s’agit de solutions de staffing (ou resource management). Il est donc important de comprendre les bénéfices de la dataification du staffing pour être en mesure de choisir un outil de staffing parfaitement adapté à ses enjeux et à son métier.

Les bénéfices de la dataification du staffing

Dans un article précédent, nous évoquions les 7 grands défis pour les entreprises de prestations intellectuelles : 

• Optimiser la rentabilité dans un contexte difficile 
• Recruter et fidéliser des consultants et ingénieurs plus volatils 
• Capitaliser sur son réseau de freelances et partenaires 
• Se démarquer face à une concurrence renforcée 
• Faire face à une diversification des expertises 
• … et aussi à une obsolescence plus rapide des compétences
• Staffer des projets de plus en plus courts 

Voyons à présent en quoi la dataification du staffing permet de relever en partie ces défis.  

Éliminer efficacement les fuites de rentabilité et maximiser ses résultats

Des collaborateurs parfois trop souvent sur le banc, des missions pas toujours en adéquation avec leurs envies, des difficultés quelquefois à évoluer et à monter en compétences… Plusieurs facteurs sont à l’origine d’un turnover élevé. Il est aujourd’hui difficile de fidéliser ses collaborateurs. Cela est d’autant plus problématique que les remplacer n’est pas une mince affaire. 

La fidélisation des collaborateurs est donc cruciale. La dataification du resource management permet de répertorier un certain nombre d’informations sur les profils de l’entreprise, et notamment leurs souhaits d’évolution. 

Compétences à développer, souhaits de missions ou encore envies de mobilité… Les managers pourront capitaliser sur ces informations pour faire des arbitrages de staffing plus intéressants pour les collaborateurs. Est-il utile de rappeler que la motivation est une condition sine qua non de la fidélité ?

Référencer finement ses freelances et partenaires

Tout manager s’est déjà retrouvé dans la situation suivante : il ou elle doit staffer une mission pour laquelle le manager ne trouve personne en interne. Soit que la compétence n’est pas présente, soit que les profils pertinents ne sont pas disponibles. Dans ce cas, le manager va certainement aller sourcer un nouveau freelance en urgence. Cela prend du temps. Par ailleurs, le manager n’a aucune certitude que le nouveau freelance délivrera bien et saura s’adapter à la culture d’entreprise du client. Il y a toujours une part de risque avec de nouveaux profils, aussi bien référencés soient-ils !

Les entreprises de prestations intellectuelles ont l’habitude de travailler avec des freelances. Elles doivent donc capitaliser sur leur réseau pour faire appel à des profils externes qu’elles ont déjà staffés et avec qui les choses se passent bien. 

La dataification du staffing permet de référencer l’ensemble des profils d’une entreprise, y compris les externes. Garder un historique précis sur eux est primordial : historique de la relation client, expertises, expériences passées, TJM, etc.

Répondre plus efficacement aux besoins client

Les ESN, les cabinets de conseil, les bureaux d’études et d’ingénierie évoluent sur un marché très concurrentiel. Au-delà des acteurs historiques, les plateformes de freelances, les sociétés d’intermédiation mais aussi les nouvelles entreprises qui se créent renforcent la concurrence. Elle s’élargit encore plus, depuis que les entreprises sont passées en mode télétravail avec la crise de la covid19. En effet, beaucoup de missions de conseil et de services sont désormais réalisables à distance. Pour une même mission, un client peut faire appel à des consultants basés aux quatres coins de la France voire à l’international.

Face à une concurrence rude, il faut répondre encore plus rapidement aux besoins client. Il est donc indispensable d’accéder instantanément à tout son écosystème de compétences. Et qui plus est, à un écosystème à jour ! L’enjeu pour les entreprises de prestations intellectuelles est d’avoir une information centralisée et mise à jour automatiquement sur les compétences et les disponibilités de chaque collaborateur. C’est cet accès rapide à une information fiable qui permet de trouver le bon profil ou de constituer des équipes pluridisciplinaires pertinentes en un temps record.

Cartographier en temps réel les expertises et compétences

Entre les nouvelles normes, les nouveaux « frameworks » et autres logiciels ou matériels, on en perd son latin si on doit mettre à jour une cartographie de compétences “à la mano”. Les outils classiques (type Excel) ne permettent pas de suivre le rythme actuel d’évolution du marché. 

Par ailleurs, quand on cherche une compétence, on est parfois dans le flou. Si par exemple un manager a besoin de trouver en interne un bon développeur en Javascript, on va probablement taper “Javascript” pour identifier le bon profil. 

Mais que se passe-t-il si aucun résultat ne sort ? On en conclut généralement qu’un recrutement est nécessaire. Et pourtant ! Un bon développeur node, react ou meteor est aussi un bon développeur Javascript. 

Pouvoir identifier des compétences transversales est donc crucial. Mais quand il s’agit de traiter des volumes importants de compétences en perpétuelle évolution, les outils classiques ne font plus l’affaire. 

La dataification du resource management permet de cartographier de manière dynamique l’ensemble des compétences de l’entreprise. Autrement dit, cette cartographie doit être construite de manière à faire ressortir les compétences transversales. 

Suivre l’évolution des compétences

Chaque jour, il y a de nouvelles innovations. Les compétences évoluent donc en permanence. Les collaborateurs doivent se former de plus en plus régulièrement pour rester à la page. 

Bénéficier d’une cartographie dynamique, qui s’actualise automatiquement au gré des expériences des collaborateurs et freelances devient indispensable. De cette façon, les managers savent précisément les compétences qui sont mobilisables pour des projets à venir. Ils identifient aussi les compétences qui  manquent pour répondre aux besoins clients. Ainsi, ils peuvent prévoir des plans de recrutement et/ou de formation pertinents.

Staffer mieux et plus rapidement

Le dernier défi concerne le staffing de projets qui sont de plus en plus courts. Des projets plus courts nécessitent un staffing plus fréquent et plus rapide. Il est donc d’abord nécessaire d’anticiper au maximum les retours de missions de ses collaborateurs afin de staffer plus rapidement les projets futurs. Il faut également être en mesure d’identifier plus rapidement les bons profils. 

Dans les deux cas, les managers ont besoin d’accéder à une information centralisée et actualisée en temps réel sur, à minima, les compétences, la disponibilité et les affectations des collaborateurs et freelances.