Améliorez votre gestion d’équipe pour rentabiliser vos projets avec Whoz

Garantir la bonne gestion des équipes projet, de ses prémices à sa livraison, n’est pas exempt d’embuches. Bien le planifier, correctement l’orchestrer, assurer une communication fluide avec son équipe et son client, avant de livrer le projet dans les temps ne s’improvise pas. S’équiper d’une solution innovante, performante et intuitive reste le moyen le plus fiable pour optimiser et gérer au mieux l’ensemble de ses projets. Whoz est la solution unique qui permet (enfin) de couvrir l’ensemble des processus d’affectation de tous vos experts / talents. Pour bien saisir en quoi elle change la donne en interne, faisons le point sur ses forces et ses bénéfices pour les agences. 

Projets d’agence : les 3 bonnes pratiques pour gérer son équipe

Toute action peut être optimisée, la gestion d’équipe en agence n’en fait pas exception. Que ce soit à travers des pratiques datant des années 1990, telle la méthode agile, voire par le biais de plateformes connectées issues de 2010, optimiser la planification de ses projets contribue à améliorer la collaboration entre vos collaborateurs. Découvrez de plus près toutes ces pratiques pour mettre en place la meilleure stratégie de gestion de vos équipes projets !

La méthode agile : fluidifiez la collaboration de votre équipe pour vos projets d’agence

On entend beaucoup parler de la méthode agile, elle ne vous est donc certainement pas méconnue. Bien qu’elle soit pratiquée par de plus en plus d’entreprises, en particulier celles qui développent des logiciels, son pouvoir reste encore sous-estimé pour les projets d’agence, qu’ils soient à moyen ou long terme. Commençons par le début !

Qu’est-ce que la méthode agile ?

La méthode agile désigne une façon de travailler et de concevoir des projets prenant la forme de sprints. Ces sprints s’illustrent par un certain nombre de tâches, menées à bien par chaque membre d’une équipe. Si leur durée est généralement comprise entre deux et six semaines, elle s’affine au cas pas cas. Cette méthode ambitionne d’améliorer la communication entre les collaborateurs, d’apporter des changements fluides sur les projets, afin de pouvoir les livrer dans les temps impartis. 

Pourquoi utiliser la méthode agile en agence ?

Travailler en mode agile présente plusieurs avantages. Le premier d’entre eux concerne la coordination entre les équipes. Il faut savoir que toutes les parties prenantes d’un même projet se doivent de partager en continu les avancements de celui-ci. Grâce à la méthode agile, elles peuvent plus facilement réajuster certaines idées ou modifier la date de rendu de telle ou telle tâche. Cette méthode permet aussi une meilleure communication avec le client, et par extension plus de transparence quant à l’avancée de sa demande. Ce dernier a ainsi l’opportunité de transmettre ses feedbacks avant que l’équipe ne prenne une mauvaise direction. Mieux vaut prévenir que guérir !

La méthode agile apporte une grande souplesse à l’équipe. Plus flexible, elle peut gérer les imprévus avec plus de réactivité, ainsi que parfaire la stabilité d’un projet. Il est toutefois essentiel que les missions et les décisions à prendre restent claires pour tous en fin de chaque sprint. 

Une plateforme connectée pour renforcer les liens

Appliquer la méthode agile est la première étape, mais qui en appelle d’autres. Pour que tous les membres d’une même équipe projet puissent travailler main dans la main de façon pérenne, il faut avant tout s’équiper de la bonne solution. Disposer des bonnes personnes avec les bonnes compétences ne suffit plus pour livrer votre projet. Il est crucial que l’ensemble des collaborateurs adopte les bons réflexes et partage des valeurs communes. Des habitudes opposées tendraient à créer une communication bancale et des frustrations grandissantes. 

Pour faciliter et fluidifier la communication et la collaboration, des solutions efficaces et simples sont envisageables. Celles-ci permettent à chaque collaborateur de voir où il en est dans son projet, tout en gardant une vue d’ensemble sur le travail de ses collègues, tout en ayant une vision globale de la performance opérationnelle et financière du projet en cours. Il est de fait plus aisé de savoir vers qui se tourner pour tel besoin, d’être au fait si une tâche est terminée ou en cours de production, et de pouvoir anticiper la charge futur des équipes. La clé de la réussite réside ainsi dans le partage d’information business et compétences / expertises répondant aux enjeux de compétitivité des organisations : la rentabilité des équipes projets.

Vers un Talent Cloud intuitif

Depuis la pandémie mondiale du Covid-19, les entreprises sont face à de nouvelles organisations de travail où l’accès en temps réel à tout son écosystème d’experts (internes et internes) est la clé pour maximiser la gestion de ses équipes projets.

Aujourd’hui, il est primordial d’avoir une vision 360° de l’ensemble de ses talents pour accéder en temps réel à leurs compétences, leurs disponibilités et leurs TJM.

Plusieurs solutions sont dédiées à la « gestion des talents » mais Whoz va au-delà. Dans une seule et même plateforme (#ByeByeExcel) vous consolidez une cartographique dynamique de toutes vos compétences, qui est mise à jour en temps réel. Les + :

• Plus de perte de temps à croiser les informations, elles seront désormais fiables et actualisés !
• Adieu les CVs mis à jour à la main pour les équipes et managers après chaque projet !

Un Talent Cloud se matérialise donc comme une solution innovante pour engager ses équipes, leur garantir des missions qui ont du sens, tout en permettant de cultiver sa bonne rentabilité. Car il n’est pas rare de constater en agence, des talents figés sur un projet dans lequel ils ne peuvent réellement s’accomplir. Une telle plateforme aspire ainsi à aligner les expériences de chacun face à leurs souhaits d’évolution et les missions futurs des clients déjà identifiés (pré-positionnement). Whoz est une de ces solutions, et même la plus performante du marché. En digitalisant tout le processus de staffing, les agences ont l’opportunité de bénéficier d’une cartographie dynamiques des compétences et des besoins en temps réel. Soit une véritable valeur ajoutée dont les agences peuvent profiter. 

Pouvoir centraliser et partager ses données plus facilement

On ne présente plus les outils de type Drive. Et pourtant, encore bon nombre de collaborateurs n’ont pas le réflexe de les utiliser, et laissent leurs données dans leur disque dur personnel. Sauf qu’un projet ne peut être pleinement collaboratif si l’ensemble des données ne sont pas présente et partagé dans un même espace. 

De nombreux logiciels Cloud sont disponibles et se destinent à favoriser et simplifier le partage de documents. Centraliser, traiter, trier et diffuser en quelques clics consentent ainsi une communication interne plus efficace, et donc une meilleure gestion de projets.

Il est donc ici question d’une solution avec un spectre plus large qu’un simple outil de partage documentaire. Whoz centralise en une seule et même plateforme toutes vos données relatives à votre activité : vos besoins clients, vos compétences liées à vos talents, vos planning de projets, vos dashboards et vos indicateurs clés de suivi de performance.

Un timesheet optimisé : l’outil phare pour gérer et anticiper le temps passé sur les projets

Un timesheet, ou plus communément nommé la feuille de temps, est une fonction indispensable pour mener avec succès vos projets. Il vous permet de gérer vos délais, mais aussi de mieux faire face aux imprévus.

Avoir une vision claire sur la charge de travail de vos équipes

Gagner en visibilité sur le travail de votre équipe n’est pas nécessairement synonyme de « flicage ». Il vous permet tout simplement d’identifier les tâches terminées, celles en cours et celles restantes à produire. En un clin d’œil, il est possible de déterminer quels profils sont disponibles pour un projet annexe, voire de vérifier le temps alloué à chaque tâche.

Comparer les efforts planifiés par des efforts réels

Un timesheet vous permet de voir si le temps d’un projet a été correctement évalué à un client. On le sait, un projet peut prendre du retard ou de l’avance, et ce pour diverses raisons. La première s’illustre naturellement par un temps de projet mal évalué. En outre, ces raisons peuvent provenir de causes internes ou externes à l’agence, le plus important étant de les identifier afin de pouvoir rectifier ces erreurs pour les prochains projets.

Savoir anticiper les retards

Par ailleurs, quand un retard est identifié et notifié grâce à une solution de timesheet, il est possible de réagir de façon réactive. Le timesheet aspire à dénicher le collaborateur disponible pour travailler sur une certaine tâche, et donc de délivrer la prestation en temps voulu au client. Néanmoins, si vous constatez que le retard est irrattrapable, il est plutôt conseillé de l’avertir au plus vite. 

Permettre une meilleure concentration et productivité 

C’est humain, dès lors que l’échéance d’un projet se rapproche, le réflexe est souvent de tout faire pour que la mission soit accomplie en temps et en heure. Si ce n’est pas le cas, il faut par ailleurs remettre ses motivations en question…

Le timesheet permet ainsi aux collaborateurs de préserver leur motivation, afin que chacun puisse avancer sur le même rythme. La finalité étant de pouvoir conclure le projet de façon harmonieuse.

Un dashboard complet pour améliorer la rentabilité de vos projets

La rentabilité d’un projet d’agence découle d’une étude de vos indicateurs clés et de vos KPI, afin de bien définir les bénéfices que vous avez tirés de ces projets. Cette rentabilité provient tout autant des compétences de chacun de vos collaborateurs, et ce, en vue d’une réponse efficace aux besoins de vos clients.

Suivre vos KPI financiers et adapter votre stratégie

Une solution complète pour la gestion de vos projets est une solution qui calcule automatiquement vos indicateurs financiers. Chiffre d’affaires, marge commerciale et globale, ROI de votre équipe voire leur coût moyen par jour, l’ensemble des chiffres importants doit être vu et intégré en un clin d’œil pour toujours ajuster vos ressources. 

En fonction des analyses effectuées, l’idée est de pouvoir augmenter le tarif de vos prestations, d’assigner davantage de collaborateurs sur un projet, ou tout simplement de remotiver l’équipe. Dans tous les cas, il est fondamental de bien mesurer les KPI de vos projets en agence pour prendre les meilleures décisions.

Identifier les besoins en compétences pour mieux recruter demain

Le marché est en évolution constante, en particulier dans les métiers des nouvelles technologies, du développement web, de la gestion de projet et du marketing global. Dans ce sens, vos clients auront, ou ont même déjà, des demandes avec des besoins spécifiques. Une solution telle que Whoz vous permet d’identifier les compétences les plus recherchées sur le marché et celles qui manquent dans votre équipe. Disposer d’un tel bagage vous permet de rester le plus compétitif et le plus innovant possible sur votre secteur d’activité !

Couvrir l’ensemble des processus d’affectation des équipes en centralisant tous les besoins clients, et tout en prenant en considération les souhaits d’évolution des équipes, est possible au travers d’une solution digitale. La meilleure reste celle qui vous permet de suivre de façon agile l’ensemble de vos projets en cours et à venir, puis de A à Z. Grâce à Whoz, il est possible d’identifier en un clic, la meilleure équipe à positionner sur chaque projet, d’optimiser les plannings, d’anticiper le pré-staffing, d’affiner les performances opérationnelles et financières en temps réel. En outre, une telle solution tend à prendre les meilleures décisions en cours de projet, pour qu’à la finalité, vous puissiez étudier les KPI et préparer les succès de votre agence.