Réduire l’intercontrat : 3 raisons d’utiliser une solution de staffing

Si vous lisez cet article, c’est sans doute que vous êtes conscient.e qu’utiliser principalement des fichiers Excel pour gérer les affectations de vos consultants et ingénieurs a ses limites. Nous en parlions récemment dans un article intitulé “Oubliez Excel pour optimiser votre intercontrat”. Or réduire l’intercontrat est fondamentale pour toute entreprise qui positionne des experts sur des projets. Pour les collaborateurs, l’intercontrat est une période de latence entre deux missions. Si ces périodes sont parfois nécessaires à l’entreprise, tout l’enjeu réside à trouver le bon équilibre afin d’avoir le meilleur taux d’occupation possible.

Pourquoi utiliser une solution digitale

L’optimisation du staffing (et donc l’optimisation de l’intercontrat) est le nerf de la guerre pour les entreprises de prestations intellectuelles (services IT, conseil, ingénierie…). Aujourd’hui, ces entreprises évoluent sur un marché féroce où des acteurs historiques côtoient de plus petites sociétés de niche et des plateformes de freelances. Les places sont chères pour une même mission ! Premier arrivé, premier servi.

Utiliser une solution intelligente de staffing pour identifier rapidement les experts sur le banc et donc disponibles pour de nouvelles missions est essentiel ! Rapidité et pertinence des profils sont de mise. Comment une solution moderne peut concrètement aider à gagner en rapidité et en précision dans l’optimisation de l’intercontrat et du taux d’activité ?

Avoir une vision globale du planning pour réduire l’intercontrat

L’intercontrat se cache à plusieurs niveaux : des retours de missions non anticipés, des temps partiels non convertis en temps plein, des décalages de missions… Ce sont autant d’informations à prendre en compte pour identifier toutes les périodes d’intercontrat. Or, le problème est que ces informations ne sont pas centralisées et mettent du temps à remonter aux personnes en charge de gérer le staffing et plus largement d’optimiser le taux d’activité (ou TACE). Ces pertes d’information et ces lenteurs affectent la performance même de l’entreprise.

Avec une solution intelligente, les responsables de staffing, chefs de projets et managers de business units disposent sur une même et unique plateforme d’une vision sur l’ensemble des affectations et disponibilités des collaborateurs. Grâce à un code couleur simple, ils identifient rapidement les périodes d’intercontrat. Mais ce qui fait vraiment la différence, c’est la possibilité de visualiser l’intercontrat sous différents angles : d’une part une vue à la semaine et à horizon 3 mois pour anticiper et sécuriser les projets; d’autre part une vue à la journée pour optimiser l’intercontrat de manière beaucoup plus fine.

Le Capacity Planning de Whoz pour avoir une vue détaillée à la demie journée près.

Cette vision globale et centralisée est indispensable pour prendre des décisions rapides. Avec un tel outil, l’optimisation de l’intercontrat devient une véritable opération chirurgicale, extrêmement précise.

Arbitrer sur la base d’informations fiables pour réduire l’intercontrat

La fiabilité des arbitrages de staffing repose sur la fiabilité des feuilles de temps. Une feuille de temps obsolète et incomplète donne du fil à retordre aux responsables de staffing qui n’ont pas toutes les informations nécessaires pour évaluer la réelle disponibilité de tel ou tel collaborateur. C’est peut être pour cela que courir après leur mise à jour est un sport national chez les entreprises de services.

Une solution moderne de staffing va permettre de résoudre ce problème de différentes manières. Dans un premier temps, les consultants et ingénieurs reçoivent des relances automatiques pour compléter régulièrement leurs feuilles de temps. C’est également le cas lorsqu’une mission est sur le point de se terminer. Les collaborateurs reçoivent une notification pour les inviter à mettre à jour feuille de temps et profil avec leur nouvelle expérience.

Par ailleurs, les managers ont la possibilité de relancer en masse et en un clic tous les collaborateurs qui seraient en retard sur la mise à jour de leur feuille de temps. Finis les emails adressés individuellement qui prennent trop de temps (sans compter les oublis) ! Les feuilles de temps étant centralisées sur une même plateforme, le Capacity Planning se met alors à jour automatiquement au gré des modifications effectuées.

Mais ce n’est pas tout. Une fonctionnalité très utile est l’indicateur de dernière mise à jour des disponibilités, directement visible depuis le Capacity Planning. Un profil indiqué comme disponible mais dont la date de dernière mise à jour remonte à quelques temps, est un profil à prendre avec précaution. Ayant toujours cette information à portée de main, le manager peut alors relancer son consultant pour avoir des données plus fraîches. La qualité de la donnée est cruciale ! Ainsi, toutes les fonctionnalités développées pour contribuer à centraliser des informations actualisées deviennent des indispensables à l’heure où les entreprises ne peuvent plus se permettre de courir après la data.

Les indicateurs de disponibilité aident les managers à prendre rapidement les bonnes décisions.

Gagner (beaucoup) de temps

Ce troisième avantage découle des deux premiers. Lorsque tout un système est mis en place pour automatiser les relances de mise à jour et centraliser l’information, les managers gagnent un temps fou. Au lieu de passer un temps considérable à croiser les informations provenant de fichiers éparpillés, ils retrouvent tout ce dont ils ont besoin sur une même plateforme. Ce gain de temps leur permet de se concentrer sur l’analyse des données pour faire les meilleurs arbitrages de staffing. Car au-delà de centraliser les disponibilités des collaborateurs, une solution intelligente de staffing référence également leurs compétences et leurs souhaits de missions !