Conseil / IT : améliorer sa performance grâce à la digitalisation

La perte de rentabilité pour les sociétés de conseil et de services est une épreuve qui peut handicaper l’entreprise sur une période conséquente. Pour prévenir toute erreur qui pourrait être fatale, il est nécessaire pour les entreprises de conseil et de services d’avoir accès en temps réel à leurs indicateurs afin d’identifier rapidement d’éventuelles “fuites de rentabilité” et pouvoir réajuster au besoin le cours de leurs actions.

En ce qui concerne les entreprises de conseil et de services (ESN, cabinets de conseil…), c’est un ensemble de fuites de rentabilité tout au long du processus de staffing qui cause un manque à gagner important chaque année. On estime à 10% en moyenne la perte annuelle de chiffre d’affaires par manque de digitalisation de leur cœur de métier, le staffing. Ce constat fait auprès de dirigeants et managers d’entreprises de services du numérique et de cabinets de conseil a d’ailleurs fait l’objet d’un livre blanc. Le manque de digitalisation que nous observons au sein des entreprises de conseil et de services implique un manque de visibilité en temps réel sur leur activité. Cette visibilité est pourtant nécessaire à l’identification des fuites de rentabilité et, in fine, à la maîtrise de l’activité.

Quand elles ne travaillent pas encore principalement sur des fichiers excel pour gérer leurs ressources, les entreprises de conseil et de services utilisent encore aujourd’hui des logiciels obsolètes, peu adaptés au rythme actuel du marché. Cette gestion “old-school” mène à des pertes de revenus non négligeables. Vous pouvez les éviter en ayant accès à une information consolidée et instantanée sur l’activité et les collaborateurs.

Les “fuites de rentabilité” des sociétés de conseil et de services IT

Dans un milieu où la concurrence est féroce, les entreprises doivent gagner en efficacité. Aujourd’hui, sur un marché qui évolue de plus en plus rapidement, il est difficile de rivaliser sans avoir digitalisé à minima son coeur de métier face aux entreprises qui savent comment tirer profit des nouvelles technologies.

Avant de clarifier les bénéfices que les nouvelles technologies peuvent apporter aux entreprises de services et de conseil, voyons de plus près ce qui cause les principales fuites de rentabilité dont on parlait précédemment.

Manque de visibilité en temps réel sur les disponibilités

Aujourd’hui, les responsables de staffing n’ont pas de vision globale et en temps réel sur les disponibilités de leurs consultants. Les fins ou les renouvellements de mission sont annoncées tardivement, ceci empêche les responsables d’être proactifs dans le restaffing de leurs consultants. Résultat : les consultants se retrouvent sur le banc, et l’entreprise perd de l’argent pendant cette période d’intercontrat, sans rémunération.

Lorsque la mission du consultant touche à sa fin et que l’information n’est pas remontée à temps, cela coûte en moyenne 15 jours d’intercontrat à l’entreprise. Il en va de même pour les consultants à temps partiel, non-staffés 5 jours récurrents en entreprise. N’ayant pas une visibilité instantanée sur l’occupation de l’ensemble de ses consultants, le responsable de staffing peut difficilement identifier les profils à temps partiel qui pourraient passer à temps plein. Un consultant non-staffé à 100% entraîne des pertes de revenu. Si on multiplie ces pertes par le nombre de personnes à temps partiel, on arrive assez rapidement à des montants non négligeables. Il suffit d’associer ces pertes à celles relatives aux périodes d’intercontrat mal ou non anticipées pour se rendre compte que l’entreprise perd pas mal d’argent par simple manque de visibilité en temps réel sur les disponibilités de ses ressources.

La limite de l’outil Excel pour la gestion des ressources

Les plans de charge comme Excel sont fréquemment utilisés en entreprise. Cependant, ces outils ne sont pas adaptés aux entreprises gérant de nombreux consultants. Lorsque l’on est une société de services ou de conseil d’une certaine envergure, il n’est pas ingénieux d’utiliser de simples feuilles de calcul pour gérer l’allocation et la planification de ses ressources.

La gestion du staffing est un exercice complexe qui nécessite d’avoir à portée de main une multitude d’informations : disponibilités fiables de l’ensemble des consultants, compétences et niveaux de séniorité à jour, changements de contexte rapide, historique des expériences passées avec les clients… On se rend vite compte qu’à la vitesse à laquelle le marché évolue, l’accès à une information consolidée, globale et en temps réel devient essentiel pour maximiser le taux de staffing. Ce qui est impossible via Excel.

Au delà de cette problématique, l’utilisation de plan de charge comme Excel comporte son lot de difficultés quotidiennes. Tout d’abord, les feuilles de calcul sont remplies manuellement et sont donc susceptibles de comporter des erreurs de saisie. Ces erreurs de calcul peuvent coûter cher à une société. De plus, travailler instantanément à plusieurs sur une seule et même feuille est impossible, ce qui allonge les délais de réception de l’information faisant perdre du temps et de l’argent à l’entreprise. À cela s’ajoute la lourdeur des fichiers ralentissant les recherches et même le réseau de l’entreprise. Et ce n’est pas la méthode qui assure la meilleure sécurisation des données…

Accès difficile aux compétences de l’entreprise

Bien souvent, les consultants sont dotés de plusieurs domaines d’expertise, un indéniable atout pour l’entreprise. Au sein d’un cabinet de conseil par exemple, il est difficile pour un responsable de staffing d’avoir de la visibilité sur l’ensemble des experts disponibles (dans les différentes business units). En effet, lorsque le responsable ne trouve pas le talent adéquat dans sa business unit, il aura tendance à se tourner vers des freelances qui sont, financièrement, moins rentables pour l’entreprise. Or, s’il avait pu avoir de l’information sur les compétences disponibles dans la business unit d’à côté, il aurait peut être pu trouver le bon profil et ce, en interne, permettant alors à l’entreprise d’obtenir une meilleure marge qu’en embauchant un profil externe. Enfin, si ces recherches en interne son vaines, la recherche de freelances peut être lancée. Mais encore une fois, plutôt que de se tourner vers un tout nouveau profil que l’on ne connaît pas, il est intéressant de prospecter parmi ceux qui ont déjà travaillé avec son entreprise. C’est toujours plus sécurisant de travailler avec des personnes dont on connaît le travail.

La digitalisation est clé

Digitaliser son coeur de métier, c’est permettre d’écarter un bon nombre des problèmes mentionnés précédemment.

Un des premiers problèmes auquel sont confrontées les responsables de staffing est la “fragmentation” de l’information. Encore aujourd’hui, ils sont bien souvent contraints de parcourir une quantité de fichiers pas forcément à jour pour aller trouver les données dont ils ont besoin et croiser l’information pour faire les meilleurs arbitrages. Digitaliser les processus de staffing, c’est permettre à l’entreprise de réunir, sur une même plateforme, toutes les informations clés pour accélérer son staffing et améliorer ses résultats.

Des informations en temps réel

Les entreprises de services et de conseil doivent se doter d’une plateforme regroupant les informations clés relatives à leurs ressources, pour fluidifier l’exploration et le staffing des différents profils. Un tel outil doit dans un premier temps permettre d’avoir de la visibilité en temps réel sur les disponibilités des consultants grâce un système intuitif de mise à jour des feuilles de temps par les consultants. L’information est alors consolidée automatiquement et restituée de manière très visuelle pour permettre d’identifier facilement le nombre d’ETP disponibles et les profils concernés. Cependant, un tel système dépend de la mise à jour régulière des feuilles de temps. Une solution moderne de staffing doit faciliter ce processus via une interface intuitive et un système de relances automatiques par exemple. Les consultants auront alors tendance à remplir leurs disponibilités plus régulièrement, car le processus sera simplifié et que des notifications personnelles leur seront envoyées automatiquement lorsqu’ils n’y auront pas pensé.

Les profils des collaborateurs à jour

Au delà de l’information sur la disponibilité, un outil permettant d’accéder aux taux jour et aux compétences de chacun des profils de l’entreprise permet aux responsables de staffing de choisir le ou les consultants adaptés aux besoins client bien plus rapidement qu’avec une solution manuelle. L’accès à des profils à jour, c’est un gain de temps considérable pour le responsable staffing.

Enfin, digitaliser son staffing c’est assurer un accès rapide aux compétences de l’entreprise. L’accès simplifié aux profils devient indispensable pour une société de conseil ou de services, qui doit faire face à une concurrence renforcée par les plateformes de freelances. Les ESN et cabinets de conseil doivent avoir une stratégie de plateforme privée pour rester compétitifs. La solution doit permettre de référencer les différents profils de l’entreprise (internes, freelances et partenaires) et de trouver rapidement les bons experts via un moteur de recherches avancé. Le responsable de staffing peut trouver le ou les meilleurs profils en fonction de leurs compétences, leurs disponibilités, leur rentabilité, leur localisation… Non seulement la solution doit donner accès aux profils en interne, mais elle doit donner aussi une visibilité sur les profils des autres business units ainsi que des freelances et partenaires avec lesquels l’entreprise a l’habitude de travailler.

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