Oubliez Excel pour réduire l’intercontrat

L’intercontrat est une notion bien familière des managers et dirigeants des cabinets de conseil et des entreprises de services du numérique. Cela correspond à la période de latence entre deux missions pour un consultant. Si ces périodes peuvent être nécessaires pour diverses raisons (assurer une certaine disponibilité de compétences pour de nouveaux besoins, travailler sur des projets en interne, se former…), l’enjeu pour l’entreprise consiste à réduire l’intercontrat le plus possible pour optimiser ses résultats (marge, taux d’activité, chiffre d’affaires…). Finalement, c’est un peu le nerf de la guerre.

Paradoxalement, la gestion de l’intercontrat se fait encore bien souvent (trop souvent) sur fichiers Excel. Cette gestion ne permet pas d’être performant dans l’optimisation des périodes d’intercontrat. Ce qui fait perdre plusieurs points de marge aux entreprises chaque année… Nous verrons dans cet article les cas de figure qui nécessitent un point d’attention dans l’optimisation de ces périodes non facturées, avant d’expliquer concrètement en quoi une gestion sur Excel est problématique à l’heure des nouvelles technologies.

Réduire l’intercontrat : 3 types d’intercontrat qui font perdre de l’argent

Hors covid, les périodes d’intercontrat peuvent représenter 20 à 30% du temps des consultants. Avec la situation économique actuelle, l’optimisation du taux d’occupation des consultants est plus complexe pour bon nombre d’entreprises. De manière générale, plusieurs cas de figure sont à l’origine de l’augmentation de l’intercontrat :

• L’annulation ou le report de projets
• Les temps partiels des consultants
• Les retours de missions non anticipés

Dans le premier cas, l’entreprise se retrouve (parfois sans l’avoir vu venir) face à des annulations ou des reports de projets. L’enjeu est clair : il faut pouvoir restaffer rapidement les consultants sur le banc. Facile à dire, moins facile à faire ! À fortiori lorsque l’allocation des ressources se fait sur la base de fichiers éparpillés parmi les différents services de l’entreprise : les besoins d’un côté, les CVs et disponibilités des consultants de l’autre… Dans cette course contre la montre, avoir une visibilité globale, consolidée et en temps réel sur les besoins ouverts et les consultants disponibles est indispensable.

Deuxième cas de figure à l’origine de l’intercontrat : les temps partiels non convertis en temps plein. L’intercontrat se cache à plusieurs niveaux. Y compris là où on ne l’attend pas toujours. Chaque consultant travaillant à temps partiel devrait être une priorité. Comme dit le proverbe : ce sont les petits ruisseaux qui font les grandes rivières. Autrement dit, optimiser son intercontrat, c’est partir à la chasse à toutes les petites sources qui en sont à l’origine. Encore faut-il être en mesure d’avoir une visibilité globale, et à jour, sur les disponibilités des consultants. L’idéal est d’avoir un outil qui restitue l’information de manière très visuelle pour que ces périodes d’intercontrat sautent aux yeux des chefs de projets et managers de business unit.

Dernier cas de figure : les retours de missions non anticipés. C’est un fléau dans les cabinets de conseil et ESN. Il peut arriver qu’une mission se termine plus tôt que prévu. Entre le moment où le consultant fait remonter cette information et le moment où le manager le positionne sur une nouvelle mission, il peut se passer plusieurs semaines. Autant de semaines non facturées où l’entreprise perd de l’argent. Un système d’alertes et de remontée automatique de l’information serait bienvenu ! Jusqu’à preuve du contraire, ce n’est pas Excel qui permet ça.

Réduire l’intercontrat : pourquoi Excel n’est pas le bon outil

Malgré la complexité croissante du staffing, la gestion de l’intercontrat se fait encore avec des outils incompatibles avec un marché qui évolue très rapidement et qui est de plus en plus exigeant en matière de rapidité de livraison des projets. Un article publié en février 2020 sur le site Consultor partage quelques verbatims intéressants sur la manière dont le staffing (et donc l’intercontrat) est géré. Des représentants de deux sociétés de tailles différentes, Vertone d’une part et Bain d’autre part, y expliquent leur organisation : réunions régulières pour consolider les besoins, parfois un référent staffing y est même désigné, et puis le fameux tableau pour recenser les compétences ou encore les souhaits des consultants. Ce sont ici des pratiques courantes parmi les sociétés de conseil et du numérique.

Or, continuer de miser sur des tableurs Excel est un pari plus que risqué pour différentes raisons :

• C’est chronophage
• Ce n’est pas fiable
• Ça ne permet pas d’avoir une visibilité consolidée et globale (cross-BU) sur les besoins et les compétences disponibles

En plus d’être une fonction essentielle, le staffing est un exercice complexe qui nécessite de prendre en compte un ensemble de paramètres pour faire les meilleurs arbitrages. La mission du chef de projet ou du responsable de staffing consiste entre autres à croiser l’information parmi un ensemble de fichiers Excel, et à saisir parfois la même donnée à plusieurs reprises. Des erreurs de saisie ou des oublis peuvent alors fausser les résultats. Enfin, les tableaux Excel n’ont pas été pensés pour restituer des informations complexes de manière simple et visuelle. Dans ces conditions, faire le lien entre les besoins, les compétences, les disponibilités et les taux jour des consultants donne des nœuds au cerveau.

Chez Whoz, nous avons développé une solution digitale basée sur de l’IA et dédiée au métier des cabinets de conseil et des ESN, pour les aider à identifier facilement les périodes d’intercontrat et à prendre les actions nécessaires pour les optimiser.

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Pour aller plus loin

Découvrez notre article « 3 bonnes raisons d’utiliser une solution de staffing pour réduire l’intercontrat«