Plan de charge : Excel versus solution intelligente

Le planning de charge est un incontournable dans l’affectation et la planification des ressources. Aujourd’hui, l’outil numéro 1 utilisé pour piloter les ressources d’une entreprise reste un plan de charge Excel. Pourtant, c’est un logiciel qui comporte son lot de contraintes : manque d’information en temps réel, marge d’erreur non négligeable, outil pauvre d’aide à la décision… En quoi ces contraintes sont-elles des freins à la croissance des entreprises ? Quels sont les avantages d’une solution intelligente ?

Plan de charge : définition et enjeux

Un plan de charge permet d’optimiser l’affectation des ressources (humaines, matérielles…) sur des projets. Dans le cadre d’un pilotage de ressources humaines, le planning de charge offre une vision synthétique des temps passés et planifiés, et permet ainsi de visualiser les périodes en surcharge ou les périodes creuses.

C’est un outil de pilotage incontournable notamment dans les entreprises qui vendent des prestations intellectuelles, où les projets à délivrer sont nombreux et de plus en plus courts. L’agilité requise pour gérer les ressources devient incontournable pour des entreprises de type ESN / SSII, cabinets de conseil ou encore bureaux d’études et d’ingénierie. Suivre de très près l’affectation des ressources et anticiper les périodes d’intercontrat sont des tâches essentielles à la rentabilité des entreprises.

Plan de charge Excel : les limites

Lorsqu’un chef de projet ou un responsable de staffing souhaite construire un plan de charge, il ou elle peut se tourner vers des sites qui proposent des modèles de plan de charge sur Excel. Il y en a à foison ! C’est donc une évidence pour bon nombre de professionnels d’avoir recours à cet outil.

Cependant, Excel montre rapidement ses limites lorsqu’on gère un volume important de données :

• Les informations ne sont pas actualisées en temps réel.
• Les fichiers comportent des erreurs… qui coûtent chères !
• L’outil n’est PAS un outil d’aide à la décision.

Des informations obsolètes

Excel n’a pas été pensé pour permettre à l’information de s’actualiser en temps réel. Autrement dit, il y a un décalage (parfois énorme) entre le moment où une information est connue et le moment où elle est remontée à la bonne personne pour prendre les bonnes décisions.

Voici un exemple : un consultant vient de terminer une mission. Il a développé de nouvelles compétences mais surtout il est de nouveau disponible ! Deux informations importantes pour la personne chargée de positionner ce profil sur de futurs projets. Le temps que le consultant mette sa feuille de temps à jour (et souvent le responsable de staffing doit lui courir après), et que l’information soit remontée dans le fichier Excel sur les disponibilités, il peut se passer plusieurs jours voire semaines. Résultat : ce sont autant de jours où le consultant n’est pas staffé sur une nouvelle mission. Et dans cet exemple, on ne parle même pas d’anticipation : imaginez si le responsable de staffing avait pu anticiper ce retour de mission et pré-positionner le collaborateur sur un autre projet pour réduire au maximum la période d’intercontrat.

Des erreurs de calcul et de saisie

Il y a un deuxième problème récurrent auquel sont confrontés les responsables et chefs de projets avec Excel : les erreurs de calcul et de saisie. On n’oubliera pas de si tôt l’erreur commise par les services de santé britanniques qui ont “oublié” 16 000 cas diagnostiqués positifs au Covid19 à cause d’un fichier Excel arrivé à saturation… Excel n’est PAS une base de données. Certes, nous prenons ici l’exemple d’un autre secteur d’activité mais c’est une illustration récente d’un problème qui peut affecter n’importe quelle entreprise gérant un nombre important de données.

Lorsque l’on pilote des ressources pour des projets client, on doit gérer un certain nombre de collaborateurs et d’informations : compétences, disponibilités, taux jour, séniorité, localisation… Ces informations sont réparties dans différents outils (CRM, SIRH, ERP, Excel…). À partir du moment où l’on doit saisir plusieurs fois la même information, on s’expose au risque de faire des erreurs de saisie et de calcul qui ont des répercussions importantes sur le pilotage des ressources et donc sur le taux d’activité de l’entreprise.

Un outil pauvre en matière d’aide à la décision

Enfin, le dernier problème important d’Excel est qu’il n’est pas un outil d’aide à la décision. Lorsque l’on cherche à optimiser l’affectation des ressources, on est sur une affaire d’anticipation et de scénarios… “Quel est le meilleur ingénieur pour tel ou tel chantier ?” Celui qui est compétent, disponible, et au meilleur taux ! Il faut donc être en mesure d’identifier l’impact sur la marge de ses choix de staffing par exemple. “Quels sont les ingénieurs bientôt disponibles pour ce chantier client important qui arrive dans 2 mois ?” Pour cela, les chefs de projet doivent avoir une visibilité prévisionnelle sur les retours de mission.

Ce sont autant d’informations à prendre en compte et qui ne sont pas forcément bien lisibles (voire remontées) dans Excel. Normal car l’outil n’a pas été pensé pour remonter en temps réel les informations importantes de manière visuelle, simple… Sans compter que toutes ces infos sont souvent éparpillées sur différents fichiers Excel. L’ergonomie et la capacité à remonter, en temps réel, les informations pertinentes sont donc essentielles aux outils de pilotage.

Utiliser une solution intelligente pour vos plans de charge

L’utilisation d’une solution intelligente pour les plans de charge et, de manière générale, pour le pilotage des ressources de son entreprise de services ou de conseil est désormais une étape incontournable.

Une solution logicielle performante va permettre de consolider et d’actualiser en temps réel toutes les données pertinentes pour aider à faire les meilleurs arbitrages de staffing. Cela nécessite donc une solution qui puisse s’intégrer au système d’information existant de l’entreprise (CRM, ERP, SIRH…) afin de consolider les informations. Par ailleurs, une solution bien pensée doit permettre aux collaborateurs une mise à jour simple et régulière de leurs feuilles de temps et de leur profil pour pousser automatiquement toutes les informations clés aux personnes en charge de l’affectation des ressources. Par profil, on entend aussi bien les infos sur les compétences et expériences, que sur les disponibilités, le taux jour ou encore la localisation. Une prise en main facile et un système de rappels automatiques aident les collaborateurs dans l’actualisation de leur profil.

Les chefs de projet ont alors à portée de main toutes les informations pertinentes dans un plan de charge ergonomique pour piloter leurs ressources avec une précision hors-pair. Mais l’affectation et la planification des ressources est aussi une affaire de scénarios de staffing. Une solution intelligente permet d’indiquer les anomalies de planning (deux profils sur un même besoin par exemple), les fuites de rentabilité (le nombre de jours disponibles donc staffables à l’échelle d’une équipe, ou d’un collaborateur) ou encore l’impact sur la marge de chaque choix de staffing. Ce sont ces informations additionnelles qui vont permettre aux chefs de projet de prendre les meilleures décisions.

Enfin, sur un marché qui bouge vite, l’anticipation est cruciale. Cela est tout aussi vrai lorsque l’on parle de pilotage des ressources : quels profils seront disponibles d’ici 1, 2 ou 3 mois ? En plus de l’information à l’instant T sur les profils disponibles, ces indications prévisionnelles donnent du recul aux chefs de projets et leur permettent d’anticiper le restaffing de leurs collaborateurs pour réduire de manière efficace l’intercontrat.

Chez Whoz, nous accompagnons des entreprises de services du numérique, des cabinets de conseil et des sociétés d’ingénierie dans l’optimisation de leurs plans de charge et de leur staffing, afin de maximiser les résultats de l’entreprise. Cet accompagnement passe entre autres par le déploiement d’une solution de staffing nouvelle génération, qui permet de répondre autant aux enjeux opérationnels que stratégiques d’une entreprise.

Les entreprises de prestations intellectuelles (ESN, conseil, ingénierie…) doivent livrer de nombreux projets rapidement. La bonne affectation et planification de leurs ressources est donc un enjeu capital. Si Excel reste encore aujourd’hui le premier outil utilisé pour les plans de charge et la gestion des ressources, c’est une erreur de continuer à l’utiliser alors que la concurrence est difficile, et qu’une solution performante s’offre à eux.

Prêt à découvrir en live une solution intelligente pour optimiser vos plans de charge et votre staffing ?

Prenez dès aujourd’hui rendez-vous avec l’un de nos experts métiers ! En 30 minutes, vous découvrirez concrètement comment une solution intelligente peut vous aider à améliorer durablement le pilotage de vos équipes ainsi que vos résultats.