Staffing : 6 raisons d’utiliser une solution moderne

Si cet article a suscité votre intérêt, il y a de fortes chances que vous soyez à la recherche d’une solution intelligente de staffing, ou du moins curieux de savoir quels bénéfices vous pourrez en tirer pour votre activité.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, rappelons d’abord ce qu’est une solution intelligente de staffing, et en quoi elle se distingue des solutions habituellement proposées aux sociétés de conseil et de services (ERP, PSA, etc.).

Qu’est-ce qu’une solution intelligente de staffing ?

À destination des sociétés de services (ESN / SSII, cabinets de conseil, bureaux d’études et d’ingénierie…), une solution moderne de staffing permet de maximiser les résultats en optimisant l’ensemble du cycle de staffing : du matching rapide des profils en passant par l’optimisation du taux d’occupation grâce à des données en temps réel.

C’est une solution qui permet aux sociétés de conseil et de services d’optimiser leur coeur de métier, afin de les aider à rester compétitives sur un marché très concurrentiel.

À chaque étape du cycle de staffing, la solution permet d’identifier les fuites de rentabilité afin d’aider managers et dirigeants à la prise de décision pour maximiser leurs résultats. Autrement dit, c’est une solution qui permet aux entreprises de conseil et de services d’optimiser leur coeur de métier afin de les aider à rester compétitives sur un marché dynamique et très concurrentiel.

Rentrons maintenant plus dans le détail et découvrons les bénéfices qu’une telle solution peut apporter.

Quels sont les bénéfices d’une solution moderne de staffing ?

Réduire proactivement l’intercontrat

Afin d’anticiper les retours de mission et ainsi mener des actions pour réduire l’intercontrat, les managers ont besoin d’avoir rapidement accès aux disponibilités de leurs collaborateurs sur les semaines voire les mois à venir. Un des problèmes auquel ils sont souvent confrontés est la mise à jour des feuilles de temps. À l’heure où de nouveaux outils permettent de fluidifier bon nombre de processus, les managers ne devraient plus à devoir courir après leurs collaborateurs pour obtenir des informations fiables sur leurs dispos.

Une solution de staffing sophistiquée permet de centraliser cette information. Les collaborateurs peuvent en quelques clics mettre à jour leurs dispos sur les semaines et mois à venir via une app mobile ou directement sur leur espace. Quant aux managers, ils ont accès à un système de relance en masse pour s’assurer d’avoir rapidement les bonnes informations. Par ailleurs, ils accèdent directement sur une même plateforme à l’ensemble des disponibilités en temps réel. Cette visibilité est indispensable pour bien anticiper les retours de mission, restaffer les collaborateurs et ainsi maximiser le taux d’occupation.

Eliminer les tâches à faible valeur ajoutée

Mise à jour des dossiers de compétences pour tenter de répondre rapidement à un besoin client, identification des profils disponibles sur la base de feuilles de temps pas toujours à jour, consolidation chronophage des résultats de staffing pour l’envoi de reportings de fin de mois… Les tâches fastidieuses et à faible valeur ajoutée ne manquent pas au sein des entreprises de conseil et de services.

En centralisant et en permettant de partager en temps réel les informations aux différents managers, une solution moderne de staffing leur fait gagner un temps considérable. Par exemple, les managers retrouvent l’ensemble des dossiers de compétences et des profils de leurs collaborateurs sur une même plateforme. Les collaborateurs, quant à eux, se connectent à la plateforme pour mettre à jour régulièrement leur profil et leurs compétences grâce à un système de relance dès qu’ils terminent une mission. Résultat ? Les managers bénéficient de données toujours à jour et centralisées pour gagner du temps dans l’identification des profils pour une mission ou un projet donné. Ce temps gagné leur permet in fine de se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée telles que la maximisation de l’allocation des ressources ou encore la gestion de la relation client.

Réduire le temps de réponse aux besoins client

Répondre aux besoins client implique entre autres d’identifier le ou les bons profils pour une mission ou un projet donné, et de transmettre des dossiers de compétences mis à jour et adaptés au besoin. Ces tâches sont aujourd’hui encore relativement chronophages. Cela s’explique par un manque d’informations centralisées et en temps réel : encore aujourd’hui, les managers doivent identifier les bons profils sur la base de CVs éparpillés sur le serveur et à coup de réunions hebdomadaires. Quant aux dossiers de compétences, c’est une tâche qui prend du temps mais qui reste indispensable.

L’avantage d’une solution moderne de staffing est qu’elle va simplifier et accélérer ces processus afin de réduire le délai de réponse. Un tel outil permet par exemple de centraliser l’ensemble des profils de l’entreprise : coordonnées, compétences, expériences, disponibilités, taux jour… En complément, un moteur de casting va permettre de trouver rapidement le ou les profils qui correspondent parfaitement aux besoins. Ce moteur de casting est à l’image d’un moteur de recherche : il suffit d’entrer la / les compétences ou le métier recherché pour sortir une liste de profils pertinents et disponibles. Enfin, la solution va faciliter la mise à jour des dossiers de compétences qui sont disponibles pour chaque profil depuis la plateforme. Grâce à un système de filtres, le manager va sélectionner les informations qui l’intéressent et exporter un dossier sur-mesure en quelques clics.

Atteindre efficacement les objectifs de staffing

Au sein des sociétés de conseil et de services, les managers peuvent évaluer l’atteinte de leurs objectifs sur la base de reportings de fin de mois. Problème ? Les données sont consolidées “à la mano”, bien souvent sur fichiers excel, ce qui est une tâche chronophage. Par ailleurs, les managers ne peuvent que constater leurs résultats de fin de mois sans possibilité de réajuster le tir en cours de route pour tenter d’atteindre leurs objectifs.

Pour cela, ils ont besoin d’accéder à des données en continu sur leur staffing (TACE, ETP facturables et non facturables…). Ils pourront ainsi anticiper les actions à mener au cours du mois afin d’atteindre leurs objectifs mensuels. Grâce à une solution de digitalisation du staffing, la consolidation et la restitution des résultats se font de manière automatique, facilitant et accélérant ainsi leur analyse.

Anticiper les compétences à recruter et à développer

Les sociétés de conseil et de services vendent de la prestation intellectuelle. Autrement dit, elles ont besoin de comprendre précisément quels sont les besoins client en matière de compétences. L’analyse du marché et des besoins client est donc une mission indispensable à la compétitivité de ces entreprises. Cependant, aujourd’hui, les compétences évoluent très rapidement. Les progrès technologiques se font à un rythme sans précédent, bousculant ainsi les métiers en continu. Les entreprises ont donc tout intérêt à faire un suivi régulier des besoins en compétences afin d’identifier celles à recruter et à développer en interne.

Là encore, une solution moderne dédiée au coeur de métier des entreprises de conseil et de services va les aider à rapidement faire cette analyse. Pour matcher l’offre à la demande en compétences, cette solution va centraliser d’une part des informations sur les collaborateurs (compétences détenues), et d’autre part sur les besoins client (compétences recherchées). Ainsi alimentée par toutes ces informations, la solution peut restituer un rapport de couverture des besoins aidant l’entreprise à se situer par rapport aux besoins du marché.

Améliorer durablement la satisfaction des clients et des collaborateurs.

Dès lors que l’entreprise élimine les tâches à faible valeur ajoutée (premier point), elle dégage du temps pour concentrer ses efforts sur des tâches qui auront un impact sur la satisfaction de ses collaborateurs et de ses clients. Ainsi, la réduction de l’intercontrat va permettre d’éviter au maximum les périodes improductives pour les collaborateurs, périodes souvent mal vécues à fortiori lorsqu’elles s’éternisent… Par ailleurs, le développement des collaborateurs sur des compétences d’avenir va non seulement permettre de contribuer à leur employabilité mais va également permettre de répondre précisément aux besoins client. Là encore on cherche à booster le taux de satisfaction des collaborateurs en se préoccupant de leur employabilité et donc de leur avenir, tout en satisfaisant les besoins des clients.

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