Staffing : 10 raisons pour lesquelles une solution moderne est indispensable pour votre business

Le marché mondial devient de plus en plus compétitif et volatil. La crise sanitaire liée au covid19 montre comment des événements imprévisibles peuvent venir bousculer en un temps record l’activité des entreprises, tous secteurs confondus. La survie de nombreuses entreprises est en jeu et même les entreprises les plus performantes ont parfois du mal à assurer leur rentabilité et à atteindre une croissance durable.

Les fluctuations du marché sont accentuées par des progrès technologiques toujours plus rapides qui font évoluer à un rythme sans précédent les besoins en compétences. Par ailleurs, les clients sont toujours plus exigeants en matière de qualité des services fournis et de rapidité de livraison des projets.

En utilisant une solution moderne de staffing, les sociétés de conseil et de services peuvent réduire considérablement les coûts de leurs ressources, améliorer leur rentabilité et renforcer ainsi leur résilience sur un marché qui bouge à toute vitesse.

Dans un environnement aussi mouvant, les sociétés de conseil et de services doivent optimiser leur coeur de métier : le staffing. Il est indispensable pour elles de gérer leurs ressources le plus efficacement possible, et d’avoir un suivi en continu et en temps réel de leur performance afin de ré-ajuster rapidement leurs actions si nécessaire. En utilisant une solution moderne de staffing, elles peuvent réduire considérablement les coûts de leurs ressources, améliorer leur rentabilité et renforcer ainsi leur résilience sur un marché qui bouge à toute vitesse.

Pourquoi utiliser une solution de digitalisation du staffing

Raison #1 : désiloter l’entreprise pour un staffing plus efficace et fiable

Gérer l’allocation des ressources à partir de feuilles de calcul est à la fois compliqué, chronophage et source d’erreurs qui peuvent affecter le business même des entreprises. Ainsi, une solution efficace de planification et d’allocation des ressources aidera à établir une source unique d’information.

En travaillant sur des feuilles de calcul, les responsables de staffing peuvent être confrontés à des conflits de version et, bien souvent, à des fichiers lourds et complexes, ralentissant tout le processus de gestion des ressources. Les sociétés de conseil et de services soucieuses de rester performantes et compétitives méritent une solution moderne permettant de centraliser et partager en quelques clics l’information entre les différents membres des équipes pour fluidifier leurs processus métier.

Une solution moderne de staffing permet par exemple aux consultants et ingénieurs de mettre à jour en quelques clics leurs feuilles de temps via une app mobile. Via un système de notifications, les collaborateurs sont automatiquement relancés pour la mise à jour de leurs disponibilités. Les responsables de staffing ne perdent plus de temps à courir après les collaborateurs et ont toujours accès, sur une même plateforme, à un capacity planning à jour. Cela leur permet d’anticiper leur staffing, de réduire efficacement l’intercontrat et de maximiser leur taux d’activité.

Raison #2 : avoir une vision globale et en temps réel sur l’activité

Une entreprise qui se veut véritablement efficace aujourd’hui doit non seulement avoir une vue d’ensemble et en temps réel des disponibilités et compétences de ses collaborateurs, mais elle doit également avoir une visibilité instantanée sur les besoins en compétences. C’est cette vision globale qui lui permettra de rapidement matcher l’offre à la demande de compétences.

Les entreprises de conseil et de services doivent aussi avoir une vision globale sur les types d’activités effectuées par les collaborateurs (facturables, non-facturables…) afin d’optimiser en continu l’allocation des ressources.

La solution Whoz permet par exemple de visualiser instantanément les profils disponibles et les besoins à pourvoir au sein d’une même plateforme. Cela permet de staffer plus de missions, et plus rapidement, grâce à la centralisation de l’information et un moteur de casting permettant de trouver en quelques clics les bonnes compétences disponibles.

Raison #3 : trouver rapidement les bons profils

Affecter la bonne personne avec les bonnes compétences est crucial pour qu’un projet se termine dans les délais impartis et les coûts budgétés. Une solution moderne de staffing cartographie l’ensemble des compétences de l’entreprise pour permettre aux responsables de staffing de trouver instantanément les bons profils sur la base de critères clés : compétences, disponibilités, taux jour, etc.

Avec Whoz, les sociétés de conseil et de services vont encore plus loin : elles ont accès non seulement aux profils internes mais aussi externes, tels que les freelances et les partenaires commerciaux. Les responsables de staffing peuvent alors exploiter tout le potentiel de leur entreprise, pour staffer plus et plus rapidement.

Raison #4 : maximiser l’allocation rentable des ressources

Les collaborateurs sont parfois affectés à des activités non facturables. Dans la mesure où ces activités ne génèrent pas de revenus pour l’entreprise, il est essentiel d’en faire un suivi régulier pour s’assurer que les activités non facturables sont pertinentes et, le cas contraire, modifier les affectations pour positionner le plus possible les ressources sur des activités facturables.

En utilisant une solution de staffing moderne, l’entreprise améliore considérablement l’allocation rentable des ressources en ayant accès à des informations clés et centralisées telles que le nombre d’ETP disponibles, d’ETP facturables et non-facturables ou encore la disponibilité des ressources. C’est en ayant une vision plus fine et surtout en temps réel de l’occupation des équipes que l’entreprise est en mesure de l’optimiser.

Raison #5 : anticiper la sur et sous-utilisation des ressources

Une mauvaise allocation des ressources peut signifier une sous-utilisation du potentiel de certains salariés, et une surcharge de travail pour d’autres. Cette répartition inégale de la charge de travail augmente le risque de burnout et le taux de turnover de l’entreprise.

Une solution moderne de planification et d’allocation des ressources permet un suivi en temps réel et proactif de l’occupation de chaque membre de l’équipe. Ainsi outillée, l’entreprise pourra aisément identifier d’éventuels déséquilibres en matière de répartition du travail et proactivement mettre en place les actions pertinentes pour éviter ça. Une telle solution permet aussi de modifier en quelques clics l’affectation d’une ressource. Dotée d’un moteur de matching multicritères, cette solution permet enfin de trouver rapidement une autre ressource pertinente en remplacement, c’est à dire un profil à la fois compétent et disponible. Cela garantit une meilleure répartition de la charge de travail et une meilleure productivité.

Raison #6 : surmonter les obstacles de l’organisation matricielle

Quand les salariés dépendent de plusieurs managers, l’organisation dans laquelle ils évoluent est dite “matricielle”. La multiplicité et la diversité des liens hiérarchiques peut complexifier la transmission de l’information. Dans ce contexte, il devient difficile de gérer les besoins en ressources si l’entreprise n’a pas une visibilité globale et en temps réel sur l’occupation de celles-ci.

Un outil tel qu’un Capacity Planning moderne va aider l’entreprise à visualiser instantanément l’occupation des ressources, et à identifier ainsi quels sont les collaborateurs sur ou sous-staffés. En complément de cette fonctionnalité, les cartographies de compétences sont de précieux outils permettant d’identifier par exemple les compétences clés recherchées par les clients. Une telle information permet à l’entreprise de former ses collaborateurs sur des compétences stratégiques et d’aligner rapidement ses recrutements sur ses besoins de staffing.

Raison #7 : réduire le coût des ressources

Il est crucial d’affecter la bonne ressource, avec les bonnes compétences, et au meilleur coût pour qu’un projet se termine dans les délais et dans le respect du coût budgété. À l’aide d’une solution moderne de staffing et d’un moteur de matching, l’entreprise trouve plus rapidement des profils par rapport à des critères précis pour améliorer l’adéquation des ressources aux besoins et optimiser au plus près ses coûts. Ces critères peuvent être les compétences, la charge, les dates de début et de fin de mission, le TJM, la localisation…

Raison #8 : accéder aux indicateurs de staffing en temps réel

Une entreprise qui n’a pas (ou peu) digitalisé son coeur de métier ne dispose pas de données en temps réel sur le staffing. Ce qui se passe alors c’est que les personnes en charge de l’analyse de ces données doivent attendre la production de rapports de fin de mois ou de fin de trimestre pour avoir les informations.

En utilisant un tableau de bord de staffing, non seulement l’entreprise gagne du temps en se débarrassant des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée que sont la consolidation de données et la production de reportings, mais elle anticipe les actions à mener pour réajuster le tir si besoin. Dans l’exemple ci-dessous, la solution Whoz permet de visualiser via un tableau de bord intuitif les indicateurs clés par jour, par semaine ou par mois, mais également en filtrant par période, pôle ou métier.

Raison #9 : repérer rapidement les variations de l’activité

Si l’entreprise veut aller plus loin dans l’analyse de son activité, la Business Intelligence offre des possibilités immenses. Une solution moderne de staffing ne se contente pas d’offrir à l’entreprise une vision macro et en temps réel sur son activité. En donnant de la visibilité à un niveau micro, une telle solution va permettre de croiser les informations et d’engager ainsi les actions les plus justes.

Par exemple, une solution moderne de staffing permet de visualiser les évolutions des principaux KPIs du business mis en regard des différents événements relatifs au staffing. Une telle vision donne un nouvel éclairage sur les causes intrinsèques des évolutions des principaux KPIs.

Raison #10 : visualiser instantanément les compétences stratégiques à vendre, à recruter, à développer

Les entreprises qui vendent des prestations intellectuelles vendent au final de la compétence. Elles doivent être particulièrement attentives à deux choses : l’évolution des besoins en compétences et les compétences qu’elles détiennent (et dans quelle proportion). C’est cette analyse fine et régulière qui leur permettra d’identifier les “gaps” éventuels entre l’offre et la demande de compétences, et ainsi mettre en place les actions pertinentes (formations, recrutement…) pour combler les lacunes.

Les outils modernes permettent de cartographier en temps réel les compétences détenues et recherchées par les clients. Sans ces outils, impossible d’identifier rapidement et en continu les points forts et faibles de l’entreprise en matière de compétences. Les compétences évoluent de plus en plus vite, et cartographier “à la mano” une ou deux fois par an ne suffit plus. Automatiser ce processus garantit à l’entreprise une agilité indispensable dans le contexte dans lequel nous évoluons.

Pour conclure, les sociétés de services (ESN / SSII, cabinets de conseil, bureaux d’études…) n’ont pas ou peu digitalisé leur coeur de métier. La gestion des ressources sur feuilles excel est encore une pratique courante. Il est crucial pour leur business d’exploiter le potentiel des nouvelles technologies. En utilisant une solution moderne de staffing, elles ont l’assurance de pouvoir répondre aux enjeux actuels et futurs de leurs clients, et d’entrer enfin dans l’ère de l’entreprise 4.0.

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