Gestion des ressources : pourquoi la business intelligence est essentielle

Dans un contexte particulièrement concurrentiel, la Business Intelligence devient un pré-requis pour toute société de services soucieuse de rester compétitive sur son marché.

La gestion des ressources “à la mano” (comprendre : sur la base de fichiers excel, de CVs éparpillés sur le serveur et à coup de réunions hebdomadaires) est compliquée, chronophage, lente, et source de nombreuses erreurs qui peuvent affecter le business de l’entreprise.

La demande en ressources étant dynamique, il est désormais indispensable d’avoir accès à des reportings et des données en temps réel.

La demande en ressources étant dynamique, il est désormais indispensable d’avoir accès à des reportings et des données en temps réel. C’est là qu’intervient la Business Intelligence (BI).

Cet article a pour vocation d’expliciter les bénéfices de la BI en matière de gestion des ressources. Avant cela, revenons aux fondamentaux.

Que signifie Business Intelligence ?

La Business Intelligence (BI), traduite en français par informatique décisionnelle, fait référence à un processus technologique qui, à travers l’analyse de données, permet de présenter des informations exploitables afin de faciliter et d’affiner la prise de décisions. Dans l’exemple ci-dessous, le dashboard Rentabilité disponible dans Whoz permet d’analyser rapidement les principaux indicateurs relatifs à la rentabilité des projets par période, pôle ou encore métier.

Pour mener à bien des projets dans les délais impartis et prendre des décisions éclairées, les entreprises de services (ESN / SSII, cabinets de conseil, bureaux d’études…) doivent utiliser des rapports BI en temps réel. Découvrons plus en détails quels en sont les principaux bénéfices.

Les bénéfices de la BI pour la gestion des ressources des sociétés de services

Surmonter les obstacles de l’organisation matricielle

Une organisation est dite “matricielle” quand les salariés dépendent de plusieurs managers. Si ce type de structure a ses avantages, la multiplicité et la diversité des liens hiérarchiques peuvent complexifier la transmission de l’information. Dans ce contexte, si l’entreprise n’a pas une visibilité globale et en temps réel sur l’occupation des ressources, il devient extrêmement difficile de gérer les besoins en ressources de dernière minute.

À travers des analyses prédictives, la Business Intelligence permet de bien anticiper les besoins en ressources. Des outils tel qu’un Capacity Planning moderne permet de visualiser instantanément l’occupation des ressources, et d’identifier ainsi quels sont les collaborateurs sur ou sous-staffés. Les cartographies de compétences permettent de présenter par exemple les compétences clés recherchées par les clients. Avec une telle information clé en main, l’entreprise forme ses collaborateurs sur des compétences stratégiques et aligne rapidement ses recrutements sur ses besoins de staffing.

Passer plus de temps sur des tâches à valeur ajoutée

Grâce aux outils analytiques dernière génération, les données de l’entreprise sont consolidées et présentées automatiquement. Aujourd’hui, les clients ont des attentes plus élevées en matière de livraison des projets. Afin de répondre rapidement aux besoins client et piloter avec agilité les projets, la Business Intelligence s’avère essentielle.

En ayant accès à des reportings centralisés et en temps réel, les équipes passent moins de temps à créer ou à mettre à jour des rapports, et plus de temps à analyser l’information et à formuler des recommandations d’actions basées sur des données fiables et à jour.

Partager des reportings fiables, sans encombre

L’utilisation de feuilles de calcul pour gérer, piloter et analyser l’activité est encore une pratique trop courante au sein des entreprises de services. Conflits de version, feuilles de calcul complexes, erreurs de calcul… les complications liées à leur utilisation affectent le business même de l’entreprise, sans parler du temps que prend la consolidation de l’information à partir de fichiers excel !

En automatisant la consolidation de l’information, les équipes gagnent un temps précieux et peuvent s’appuyer sur des données fiables pour gérer leur activité. Chez Whoz par exemple, nous mettons à disposition des sociétés de services un ensemble de fonctionnalités et d’outils analytiques leur permettant d’optimiser leur coeur de métier, qu’est le staffing.

Anticiper facilement les disponibilités des ressources

Disposez-vous du bon outil pour anticiper les disponibilités des ressources qui sont compétentes au regard de vos besoins client ? La gestion des ressources via des feuilles de calcul n’est pas fiable : impossible d’obtenir des données en temps réel, et de suivre et anticiper aisément l’occupation des ressources.

En utilisant une solution moderne de gestion des ressources, l’entreprise peut visualiser instantanément, et sur une même plateforme, l’occupation des équipes. Cette centralisation de l’information en temps réel facilite grandement l’anticipation des fins de missions par exemple. En un coup d’oeil, les personnes en charge du staffing identifient les profils qui seront bientôt sur le banc et peuvent au plus tôt prévoir leur prochaine affectation. Une solution moderne permettra aussi de regrouper au même endroit l’ensemble des informations clés relatives aux expertises des collaborateurs de l’entreprise : compétences, expériences, séniorité… Les responsables de staffing peuvent alors croiser facilement ces informations avec les disponibilités et trouver en quelques clics les bons profils à staffer.