Gestion des ressources : 4 signes qui indiquent que vos ressources sont sous-staffées et comment y remédier

Si vous pensez que la durabilité de votre société de conseil et de services repose seulement sur le recrutement des meilleurs talents et l’utilisation de technologies de pointe, détrompez-vous !

L’optimisation en matière de planification et d’allocation des ressources est essentielle à la viabilité de votre activité.

Que vous soyez dirigeant ou manager d’une ESN / SSII, d’un cabinet de conseil ou encore d’un bureau d’études, l’optimisation de la planification et de l’allocation des ressources est essentielle à la viabilité de votre activité.

Cependant, atteindre le meilleur taux d’utilisation (ou taux d’occupation) n’est pas une mince affaire. Une sous-utilisation de vos ressources est synonyme de revenus insuffisants et, très probablement, de démotivation, là où une sur-utilisation expose vos collaborateurs au burnout et risque de compromettre la qualité du travail fourni.

Dans les deux cas, vous courez le risque de voir le taux d’attrition de votre entreprise augmenter. Dans cet article, nous nous focalisons sur la sous-utilisation des ressources. Mais avant cela, revenons aux fondamentaux !

Le taux d’utilisation, un indicateur clé dans la gestion de vos ressources

Le taux d’utilisation (ou taux d’occupation) des ressources est un indicateur qui permet d’évaluer l’efficacité avec laquelle les ressources sont utilisées par rapport à leur disponibilité ou à leur capacité. Si le travail alloué est inférieur à la capacité des ressources, cela conduit à une sous-utilisation de celles-ci.

Un manque de rigueur, une pénurie de compétences et des outils inappropriés pour gérer efficacement les ressources contribuent à leur sous-utilisation. Cependant, même en faisant preuve d’une plus grande attention et rigueur sur le sujet, l’optimisation de la planification et de l’allocation des ressources est complexe, à fortiori lorsqu’on gère plus d’une centaine de collaborateurs. C’est à ce moment là qu’une solution moderne de gestion des ressources permet d’aller beaucoup plus loin dans l’optimisation de son activité. En utilisant un outil approprié aux enjeux de staffing, vous pouvez non seulement améliorer votre taux d’utilisation, mais cela garantit le succès et la rentabilité de vos projets sur le long terme.

4 signes qui indiquent que vos ressources sont sous-staffées

Voyons de plus près maintenant quels sont les éléments révélateurs d’une sous-utilisation de vos ressources, et quels sont les moyens à mettre en oeuvre pour y remédier.

Augmentation de l’intercontrat

Lorsque l’intercontrat augmente, cela signifie une baisse de marge opérationnelle. Il peut arriver parfois que des projets soient mis en standby, et en l’absence de nouveaux projets dans le pipeline, l’entreprise peut se retrouver avec une augmentation soudaine de son taux d’intercontrat qui affecte in fine ses résultats.

Réduire l’intercontrat implique d’abord de réduire les heures non facturables afin que vos équipes puissent passer plus de temps à générer plus de revenu. Cela implique également de bien anticiper les fins de missions, et ainsi les futures disponibilités des ressources, afin de les staffer au plus vite.

Dans les deux cas, utiliser une solution de digitalisation du staffing vous permettra d’avoir une information centralisée et en temps réel pour anticiper les actions à mettre en place afin de réduire l’intercontrat. Par exemple, en ayant accès à la liste en temps réel des profils actuellement sur des missions non-facturables, et en ayant accès également à leurs compétences, vous êtes en mesure de faire une revue de staffing efficace sur les profils prioritaires, afin de répondre aux besoins client actuels. Il arrive parfois que les profils sur le banc n’aient pas les bonnes compétences pour répondre aux besoins actuels. En ayant une visibilité fine et en temps réel sur leurs compétences, leur niveau de séniorité ainsi que les compétences recherchées par vos clients, vous anticipez mieux les besoins en formation, faites monter en compétences vos ressources sur des expertises stratégiques afin de réduire l’intercontrat à l’avenir.

Manquement fréquent des deadlines

Le fait de ne pas livrer les projets à temps met en péril la réputation de votre entreprise et peut détériorer la relation client. Une mauvaise allocation des ressources joue un rôle considérable dans le manquement des deadlines, sans parler des dépassements de budget et d’une baisse de la qualité du service rendu.

Tout l’enjeu pour l’entreprise réside dans sa capacité à identifier rapidement les bons profils, c’est-à-dire ceux qui ont les compétences et la séniorité requises pour mener à bien un projet. La réussite d’un projet dépend parfois de la complémentarité des expertises entre les membres d’une équipe.

Dans tous les cas, les personnes en charge de staffer les bons profils, au bon moment, doivent avoir facilement accès aux disponibilités et aux CVs des collaborateurs. Malheureusement, il est encore fréquent au sein des sociétés de conseil et de services que l’allocation des ressources se fasse sur la base de plans de charge pas toujours à jour, et de CVs éparpillés sur le serveur…

Ces pratiques, encore trop courantes, ne permettent pas une optimisation de la gestion des ressources. Privés d’une information centralisée et à jour, les responsables de staffing passent à côté de profils précieux. Une solution digitale capable de cartographier l’ensemble des compétences et dotée d’un moteur de matching permet aux entreprises d’identifier en un temps record les ressources adéquates parmi les profils internes et externes, pour garantir la réussite des projets et le respect des deadlines.

Baisse de l’engagement et de la productivité

Les collaborateurs sous-staffés peuvent se sentir inutiles et démotivés, ce qui non seulement impacte négativement leur créativité et leur engagement mais réduit aussi leur productivité.

Une étude signée Salesforce met en lumière le fait que prendre en considération les feedbacks des employés augmente leur taux d’engagement au travail. Cela implique que les entreprises devraient régulièrement mener des sondages pour évaluer la satisfaction de leurs collaborateurs et identifier les axes d’amélioration à mettre en place, notamment en matière d’augmentation du taux d’occupation.

Par ailleurs, grâce à une analyse régulière des besoins en compétences, vous êtes en mesure d’identifier les actions de formation pertinentes à mettre en place (upskilling, reskilling) pour faire monter en compétences les collaborateurs sur des domaines, expertises, méthodologies d’avenir ou du moins stratégiques pour l’entreprise. Garantir l’employabilité des employés peut contribuer grandement à booster le taux de satisfaction. En utilisant une solution de digitalisation du staffing, vous pouvez anticiper ces besoins en compétences grâce à une analyse fine et en temps réel des besoins client. En développant les compétences des ressources sur des expertises recherchées, l’entreprise assure ainsi un meilleur taux d’occupation de ses collaborateurs.

Augmentation du turnover à cause d’une charge de travail mal répartie

Une mauvaise utilisation des ressources implique généralement qu’une partie de l’équipe est sous-staffée, tandis que l’autre est surexploitée. Une mauvaise allocation peut signifier une sous-utilisation du potentiel de certains salariés, et une surcharge de travail pour d’autres. Cette répartition inégale de la charge de travail augmente le risque de burnout et le taux de turnover de l’entreprise.

La sur-utilisation se produit généralement lorsqu’une ressource travaille simultanément sur différents projets. Il est donc important de suivre régulièrement les activités de vos collaborateurs. Les outils modernes de planification et d’allocation des ressources permettent un suivi en temps réel de l’occupation de chaque membre de l’équipe. Ils permettent aussi de modifier en quelques clics l’affectation d’une ressource. En utilisant un moteur de matching multicritères, vous pouvez ensuite facilement trouver une autre ressource en remplacement, à savoir un profil à la fois compétent et disponible, pour garantir une meilleure répartition de la charge de travail et une meilleure productivité.

La solution Whoz

Dédiée aux entreprises de services du numérique (ESN / SSII), aux cabinets de conseil et aux bureaux d’études, Whoz est la solution qui digitalise le staffing et maximise le taux d’activité. Accédez à un plan de charge toujours à jour, trouvez en quelques clics les bons profils et identifiez en un coup d’oeil les collaborateurs disponibles.

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