Feuilles de calcul : 9 problèmes qui affectent votre business

Les feuilles de calcul font partie intégrante des processus métier. En ce qui concerne les sociétés de services, des logiciels comme Microsoft Excel et Google Sheets font partie du quotidien des managers dans leur gestion de projets et leur gestion des ressources.

Malheureusement, dans certains cas, l’utilisation de feuilles de calcul entraîne de nombreuses complications qui affectent le business même de l’entreprise…

9 problèmes courants liés à l’utilisation de feuilles de calcul…

Erreurs de calcul

Qui dit utilisation de feuilles de calcul, dit potentielles erreurs de saisie ou de calcul. Avec le temps, certains fichiers se complexifient, ce qui augmente le risque de faire des erreurs qui peuvent avoir de lourdes répercussions sur l’analyse et les décisions qui sont prises après coup… sans parler du temps passé à repérer les erreurs et à les corriger.

Conflits de version

Les conflits de version sont un autre problème assez courant lorsqu’on utilise régulièrement des feuilles de calcul pour gérer et optimiser son activité. Lorsqu’une entreprise ne fait pas un suivi rigoureux des différentes versions utilisées, il est très facile d’être confronté au problème, ce qui peut être particulièrement dommageable lorsque ces documents sont utilisés dans le cadre d’analyse de l’activité et de prises de décisions.

Verrouillage de feuilles de calcul

Certains logiciels ne permettent pas de modifier à plusieurs une même feuille de calcul. Si ce système a été pensé pour éviter que des modifications simultanées entrent en conflit, cela fait perdre un temps monstrueux aux personnes censées travailler sur le fichier… Pendant qu’un utilisateur modifie le document, les autres doivent attendre d’avoir accès aux informations dont elles ont besoin pour avancer. Le problème devient particulièrement contraignant lorsque le fichier est partagé à de nombreuses personnes au sein de l’entreprise.

Fichiers trop lourds

Les mises à jour régulières augmentent rapidement la taille des fichiers. Conserver des versions antérieures peut être utile dans l’éventualité où de lourdes erreurs de calcul sont faites par exemple. Cependant, ces anciennes versions prennent aussi de la place de stockage ce qui peut ralentir le réseau de l’entreprise.

Perte de temps dans la recherche d’information

Il peut devenir extrêmement difficile de trouver les données exactes dont vous avez besoin dans une feuille de calcul lorsque celle-ci contient des centaines de lignes, plusieurs onglets ou encore lorsqu’elle est liée à d’autres feuilles de calcul… Cela devient vite un casse tête chinois ! Les fonctions de recherche sont souvent très simplistes et les utilisateurs doivent in fine parcourir manuellement les pages du fichier pour identifier les informations dont ils ont besoin, ce qui entraîne nécessairement une perte de temps non négligeable.

Problèmes de sécurité

Le chiffrement des feuilles de calcul peut ne pas être suffisamment fiable dans la protection des informations sensibles de l’entreprise. En outre, les employés peuvent ne pas activer les mesures de sécurité disponibles, ce qui rend les données particulièrement vulnérables ; et ce qui nous amène au point suivant…

Non-conformité réglementaire

Les entreprises sont responsables de la sécurité des données qu’elles détiennent. Certaines réglementation, telle que la directive européenne sur la protection des données, créent des attentes plus élevées concernant la responsabilité des entreprises sur ce sujet.

Prises de décisions ralenties

La consolidation et l’extraction de données à partir de feuilles de calcul peuvent être des tâches extrêmement chronophages, en particulier lorsque ces informations doivent être compilées par différents services. N’ayant pas accès à des données en temps réel, la Direction doit alors attendre que la consolidation soit faite avant de pouvoir analyser les informations et prendre des décisions stratégiques.

Problèmes des entreprises en pleine croissance…

Une entreprise en croissance crée plus de données, réparties sur un plus grand nombre d’utilisateurs. Cette croissance aura tendance à exacerber les huit problèmes évoqués précédemment…

La solution Whoz

Solution de digitalisation du staffing dédiée aux entreprises de services du numérique (ESN / SSII), cabinets de conseil et bureaux d’études, Whoz les aide à optimiser leur activité et à maximiser leur résultat. Avec une telle solution, vous avez accès aux données clés relatives à votre business, en temps réel et sur une même plateforme. Vous vous appuyez sur des données fiables et ne perdez plus de temps à rechercher et partager l’information à votre équipe et à la Direction.