4 étapes essentielles pour améliorer votre taux d’utilisation

Le taux d’utilisation, également appelé taux d’occupation, est un indicateur utilisé par les sociétés de services pour refléter le niveau de productivité de leurs employés.

On distingue généralement deux types de taux d’utilisation :

• Le taux d’utilisation total : cet indicateur est équivalent au temps passé par les employés sur tout type d’activité (incluant par exemple le développement commercial ou encore la rédaction de propositions).
• Le taux d’utilisation facturable : cela reflète le temps de travail des employés qui est facturé aux clients de la société de services.

Que peuvent faire les responsables de staffing (ou du moins toute personne en charge de l’optimisation du taux d’utilisation) pour améliorer durablement cet indicateur ?

Simplifiez votre suivi des temps

Suivre avec précision le temps passé est essentiel pour l’analyse du taux d’utilisation. Cependant, certaines sociétés de services admettent qu’elles auraient bien besoin d’améliorer leur processus afin de gagner en efficacité. Commencez par simplifier et standardiser les plans de charge et la façon dont vous faites le suivi des temps. Il arrive parfois que les consultants d’une entreprise aient à mettre à jour, chaque mois, des plans de charge contenant des dizaines de lignes ! Mettre à jour son plan de charge n’est pas une tâche particulièrement agréable. Si cette tâche devient chronophage, vous avez toutes les chances de vous retrouver face à des employés réticents à remplir cela avec rigueur et régularité. Faites en sorte donc de rendre le processus aussi simple que possible et accessible depuis n’importe quel appareil (mobile, ordinateur…). N’oubliez pas de communiquer également un document détaillé et précis sur le processus de remplissage des plans de charge à tous les membres de votre équipe.

Une fois que vous avez un suivi des temps fiable, menez un audit régulier des temps (au minimum une fois par semaine, voire quotidiennement pour plus d’efficacité) afin de vous assurer que les plans de charge soient bien remplis par chacun des membres. Identifiez les ressources sur et sous-utilisées. Enfin, focalisez vos efforts sur les ressources sous-utilisées, donc disponibles, pour les staffer sur des missions facturables.

Améliorez votre taux d’utilisation avec des données en temps réel

Un tableau de bord de staffing est au manager ce qu’un cockpit est au pilote : sans cet outil, il est impossible d’analyser et gérer avec précision la trajectoire que vous prenez. Un tableau de bord regroupant des informations en temps réel sur la disponibilité de chacun des membres de votre équipe (telles que le pourcentage de disponibilité ou encore la date à laquelle ils sont disponibles) vous permettra d’être proactif sur le staffing de vos consultants et d’optimiser ainsi le taux d’utilisation.

Enrichi d’une vision plus “macro”, un tableau de bord de staffing vous permettra d’améliorer durablement l’occupation globale de votre équipe, en ayant accès à des informations comme par exemple le nombre d’ETP (équivalent temps plein) disponibles.

Centralisez les informations sur vos ressources

La centralisation des données facilite l’optimisation du taux d’utilisation : en retrouvant au même endroit toutes les informations clés sur l’activité et les membres de votre équipe, vous gagnez en rapidité sur vos tâches quotidiennes. Vous pourriez par exemple accéder sur une même plateforme aux profils de vos consultants (disponibilités, compétences…) et ainsi staffer plus, et plus rapidement, pour maximiser votre taux d’utilisation. Ces informations centralisées vous permettent également de repérer en quelques clics les profils internes qui sont disponibles. Vous travaillez ainsi à réduire la part de staffing externe pour staffer en priorité vos profils internes.

Réduisez les temps non facturables

Les activités non facturables se présentent sous différentes formes : avant-vente, projets internes, participation à des événements, etc. Elles interviennent tout au long de l’année. Chaque ressource interne peut être mobilisée à tout moment sur l’une de ces activités.

Leur mobilisation est alors synonyme de manque à gagner alors même que leur disponibilité est effective. Il est donc important de suivre avec précision ce type d’activité. Identifiez 3 à 5 types d’activités non facturables que votre équipe est susceptible d’effectuer. Procédez au suivi des temps sur ces catégories d’activité. Votre objectif est de réduire ce type d’activité et de le convertir en activité facturable autant que possible afin d’atteindre vos objectifs de marge.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le suivi en temps réel des activités non facturables grâce à notre tableau de bord de staffing, cliquez ici.