[Interview] Digitalisation des sociétés de services… ou l’envers du décor !

Au moment où nous échangeons avec Antoine, la France et le monde sont confinés. Il nous explique comment les équipes de son entreprise se sont organisées pour faire face à la situation.

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, cette période n’est pas une époque révolue. Elle a mis en lumière le mode de fonctionnement de bien des ESN, et pour le moins… artisanal ! À une époque où les mutations technologiques s’accélèrent, où des événements imprévisibles peuvent perturber l’économie mondiale en un rien de temps, il est temps pour les entreprises de s’armer digitalement pour être en mesure de suivre la cadence d’un monde qui bouge en permanence, et de plus en plus vite.

Retour sur notre interview avec Antoine, consultant au sein d’une ESN d’environ 30 000 consultants…

Comment se sont passés tes premiers jours de confinement ?

J’ai passé des heures voire même des jours à consolider les retours consolidés des consultants qui avaient été transmis par les Chefs et Directeurs de projet, et les Directeurs Techniques. En bref, on a multi-consolidé… Cela a été une action flash. Il fallait à tout prix que la Direction ait une idée des impacts sur l’activité.

Nous nous sommes pas mal posés de questions sur la façon de comptabiliser les différents cas. À titre d’exemple : comment comptabiliser les personnes qui sont à moitié en télétravail et à moitié sur le site ? Nous nous sommes dit qu’il valait mieux les comptabiliser en télétravail car ils auraient sans doute besoin de matériel chez eux pour travailler…

Nous avons fait pleins d’itérations, nous nous sommes fait parfois un peu peur mais nous avons réussi à obtenir un résultat !

Comment ça, tu t’es fait un peu peur ?

Les tâches peuvent être actives ou inactives. Nous nous sommes trompés dans la catégorisation des personnes en congés et nous nous sommes retrouvés avec 300 personnes en moins staffées. Cela a fait un beau trou dans le taux de staffing…

Nous avons eu aussi une ou deux surprises pour certains collaborateurs qui avaient été identifiés comme sortis des effectifs.

Au final, il y a eu quelques catégorisations qui ont été faites à grosse maille mais nous devons avoir un chiffre avec environ 5% d’erreur. Ce n’est pas pareil d’avoir un écart de 10 – 20 ETP ou 300. L’idée était surtout d’avoir une vision des grandes tendances.

J’ai l’impression que cela a été assez laborieux. As-tu des idées pour simplifier les choses pour la suite ?

Cela serait vraiment bien que nous ayons pas à refaire prochainement des comptages… Nous avons un outil pour comptabiliser le taux de staffing de manière mensuelle mais là nous avions un besoin spécifique de l’avoir à la semaine.

C’est peut être pas si spécifique, non ?

Pas faux… Nous pourrions suivre à la semaine mais ça demanderait à revoir nos outils et processus. La crise n’a toutefois pas été un événement qui a pu réellement être anticipé de longue date. Nous avons dû identifier qui était en télétravail pour leur fournir au besoin du matériel informatique, quel pourcentage du temps ils pouvaient consacrer à leurs activités au regard des contraintes personnelles, etc.

Chez Whoz nous avons mis à disposition des fonctionnalités pour garantir à nos clients le suivi en une semaine.

C’est à dire ?

Nous avons ajouté dans les plans de charge les lignes associées aux arrêts pour garde d’enfant et au chômage partiel de manière à avoir un suivi fin jour par jour et un prévisionnel relatif aux impacts sur l’activité. Nous avons également ajouté dans l’app une notification pour que chaque consultant puisse indiquer s’il était en capacité de télétravailler ou s’il lui manquait des éléments pour être dans de bonnes conditions. Il peut le faire depuis son mobile au cas où il n’aurait pas accès à un ordinateur là où il se trouve. Ainsi, les Associés et Directeurs peuvent avoir en temps réel les KPI d’activité consolidés et détaillés.

Waouh, joli !

Et maintenant, quel est ton nouveau challenge pour les prochains jours ?

Et bien, nous sommes maintenant sur les plans de reprise pour celles et ceux qui peuvent reprendre sur les lieux de production de manière à leur transmettre notamment un kit sanitaire. Nous sommes sur des fichiers nominatifs pour savoir s’il peuvent télétravailler ou non s’ils peuvent reprendre sur site ou non. Les chefs de projet vont devoir renseigner encore pas mal de fichiers de suivi…

*Pour garantir l’anonymat de notre interlocuteur, nous avons volontairement supprimé son nom.