ERP vs solution de staffing : fonctionnalités et bénéfices

Les ERP et les solutions de staffing sont des outils très utiles pour fluidifier les processus opérationnels. L’ERP a une utilité plus générale tandis que l’outil de staffing, lui, est axé sur un cœur de métier en particulier, celui des prestations intellectuelles. En s’intéressant aux problématiques et besoins liés aux ESN et sociétés de conseil et d’ingénierie, il fournit un service beaucoup plus complet et efficace qu’une solution plus généraliste, voire un fichier Excel pour gérer le staffing.

ERP et solution de staffing : quelles différences ?

Dans un monde où les innovations technologiques fleurissent d’heures en heures, on ne peut se permettre de perdre du temps inutilement avec des processus fastidieux. L’automatisation est la clef, mais encore faut-il savoir quelles fonctions automatiser et comment le faire.

Une transmission fluide et en temps réel de l’information dans une entreprise petite ou grande est capitale à son bon fonctionnement. C’est pourquoi il est recommandé d’avoir une plateforme où toutes les informations sont stockées, accessibles et en sécurité.

L’ERP permet la gestion d’informations en temps réel comme :

• la comptabilité,
• la gestion commerciale,
• la gestion de projet,
• les ressources humaines,
• la production,
• la gestion des stocks…

Cela est un véritable atout car plus aucune donnée ne se perd et toutes sont regroupées sur un seul et même logiciel.

Il en va de même pour le logiciel de staffing. Ce dernier permet de fluidifier et concentrer des informations liées au staffing des consultants et des projets. Les informations relatives aux consultants et qui sont remontées automatiquement dans une telle solution peuvent être :

• Les compétences,
• La séniorité,
• Le taux jour,
• Le coût jour,
• La localisation,
• La disponibilité…

Celles relatives aux projets :

• Les dates de début et de fin,
• Le budget,
• Les besoins en compétences,
• Les pré positionnements,
• Les affectations…

Toutes les informations renseignées vont permettre au responsable de staffing de prendre plus facilement un projet en main et de staffer mieux et plus rapidement.

Pourquoi une solution de staffing est nécessaire pour les ESN et cabinets de conseil

Nous l’avons vu précédemment, l’ERP et la solution de staffing ont tous les deux pour utilité la conservation des informations.

Mais cette fonction est bien loin d’être leur seule utilité. Les deux solutions apportent des avantages complémentaires pour l’entreprise car elles permettent de travailler plus agilement. Elles permettent non seulement de suivre les changements en temps réel mais aussi d’effectuer les actions nécessaires.

L’ERP permet à l’entreprise de gérer ses informations économiques et RH sur une seule et même plateforme, simplifiant la communication comme par exemple :

• Le traitement des informations administratives et commerciales,
• La gestion de l’évolution des projets et contrats,
• La signature de contrats en ligne,
• La planification des rendez-vous,
• Le suivi des budget,
• La gestion de la paie, de notes de frais etc.

L’ERP est très utile pour tout ce qui concerne la vie de l’entreprise d’un point de vue interne. Il permet d’assurer son bon fonctionnement mais lorsque l’on est une société de conseil, une ESN ou un bureau d’ingénierie, ce n’est pas suffisant.

La solution de staffing va tout d’abord permettre aux responsables de staffing d’avoir une visibilité en temps réel sur les plans de charge. Cela est rendu possible car la mise à jour des feuilles de temps est simplifiée pour les consultants via un système de pré remplissage dès qu’ils sont affectés. Cela réduit considérablement le temps passé à mettre à jour ces documents.

Accéder à des plans de charge actualisés en temps réel offre plusieurs bénéfices aux managers et responsables de staffing :

• Identification rapide des périodes d’intercontrat à optimiser
• Anticipation des fins de contrat pour préparer le restaffing
• Identification des consultants sur-staffés à ne pas solliciter

Une solution de staffing permet par ailleurs d’accélérer l’identification des bons profils dans les processus de ventes et de staffing. Cela est rendu possible par la centralisation et l’automatisation des CVs sur une même plateforme.

D’une part, les équipes commerciales ont rapidement accès aux CVs des consultants lors de la qualification des profils et l’élaboration des réponses commerciales. D’autre part, les responsables de staffing visualisent rapidement les informations clés et identifient ainsi plus vite les bons profils à staffer.

Enfin, une solution de staffing n’est complète que si elle permet une gestion puissante des KPIs de l’entreprise. Évolution du taux d’activité sur les semaines et mois à venir, analyse des marges, projection du chiffre d’affaires…

En résumé, Solution de staffing et ERP sont complémentaires, l’une ne saurait remplir la mission de l’autre. Équiper son entreprise d’outils qui fluidifient les processus opérationnels, c’est offrir un confort de travail nécessaire à ses collaborateurs, éliminer les tâches à faible valeur ajoutée pour gagner du temps sur celles qui apportent de la valeur aux clients.

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