Solution de Staffing : data en temps réel et prévisionnel

Le marché de la prestation intellectuelle, en croissance de 6 % par an depuis 25 ans, doit accélérer sa transformation dans un contexte d’intensité concurrentielle plus forte et de multiplication des initiatives disruptives. Cette transformation passe par la mise en place d’une solution de staffing qui permet aux ESN, cabinets de conseil et bureaux d’études de capitaliser sur les données relatives à leur cœur de métier (le staffing) afin d’analyser et d’anticiper l’évolution de leur activité et de réajuster en continu leurs actions.

Les données opérationnelles d’une solution de staffing

Toute entreprise qui vend de la prestation intellectuelle a pour objectif de vendre et de positionner rapidement les bons profils pour répondre aux besoins client. D’un côté, les équipes commerciales doivent identifier efficacement les consultants ou ingénieurs pertinents pour gagner leurs appels d’offres. De l’autre, les équipes en charge du staffing (resource managers, chefs de projets…) ont pour mission d’allouer et de planifier les ressources humaines en prenant en compte un ensemble de paramètres pour réaliser les meilleurs arbitrages de staffing.

Dans tous les cas, l’enjeu est clair : optimiser le taux d’activité de l’entreprise. Sur un marché en constante évolution, il est crucial d’exploiter la data relative au staffing. C’est la condition sine qua non à l’efficacité et à l’excellence opérationnelles.

Pour identifier rapidement les bons profils

Identifier rapidement les bons profils pour répondre à un besoin client nécessite de prendre en considération un ensemble d’informations, à commencer par les compétences et la disponibilité. Une des difficultés communément rencontrées au sein des entreprises qui n’ont pas digitalisé leur staffing est le manque d’accès à une information partagée et en temps réel. Des coups de téléphone à droite et à gauche, d’innombrables échanges par email, des fichiers à mettre continuellement à jour… Un processus de staffing non digitalisé est chronophage et peu efficace. Comment vendre et positionner, vite et bien, un profil si l’information est éparpillée et pas toujours très fiable ?

Les compétences évoluent vite et les équipes ont besoin de projeter les disponibilités des consultants… Dans un contexte d’évolution rapide des compétences et de delivery qui se doit d’être particulièrement efficace, les entreprises de prestations intellectuelles ont besoin d’accéder à différentes données en temps réel :

• L’ensemble des compétences de leur écosystème (collaborateurs internes, mais aussi freelances et partenaires pour les grandes entreprises);
• Les disponibilités des profils sur les semaines voire les mois à venir.

En ayant accès rapidement à ces informations, un resource manager, un chef de projet ou encore un commercial se donne enfin toutes les chances de vendre et de positionner rapidement les bons profils. Une solution intelligente de staffing doit à minima permettre la centralisation et l’automatisation de ces données.

Pour optimiser efficacement l’intercontrat

Une gestion efficace du staffing nécessite également d’optimiser les périodes d’intercontrat. L’intercontrat se cache à plusieurs niveaux : temps partiels non convertis en temps plein, annulation ou report de projets, retours de missions… Tout événement, tout changement de staffing doit être remonté automatiquement auprès des équipes pour qu’elles soient en mesure d’optimiser le plus rapidement possible l’intercontrat.

Un des “pain points” majeurs des entreprises de prestations intellectuelles est ce manque de visibilité globale (ou du moins une visibilité partielle) sur les disponibilités des consultants. C’est un prérequis si l’entreprise souhaite optimiser au mieux son staffing et maximiser sa rentabilité. Chaque période d’intercontrat fait perdre de l’argent à l’entreprise. Si un certain taux d’intercontrat est nécessaire (formations, tâches administratives, stock de compétences disponibles…), il ne faut tout de même pas laisser sur le banc trop de consultants.

Une solution intelligente de staffing doit également permettre d’offrir une vision de l’ensemble des disponibilités. Cela implique que les plans de charge soient mis à jour régulièrement pour que l’information soit remontée rapidement auprès des resource managers. Une solution moderne doit permettre de faciliter et d’accélérer ce processus de mise à jour des plans de charge. Un système de préremplissage des feuilles de temps, dès qu’un consultant est positionné sur un besoin, est un des moyens offerts par les nouvelles technologies pour fiabiliser et fluidifier le processus. La solution Whoz a cette fonctionnalité de préremplissage ce qui permet in fine d’offrir aux resource managers des Capacity Planning dynamiques qui centralisent les disponibillités de leurs consultants en temps réel. Ainsi outillés, ils peuvent rapidement identifier les périodes d’intercontrat à optimiser.

Les données au service de la stratégie dans une solution de staffing

Si l’optimisation des opérations est cruciale pour améliorer la rentabilité d’une entreprise, les décideurs ont également besoin de prendre de la hauteur et d’analyser leur activité et les besoins client au global. Une solution intelligente de staffing sera incomplète si elle ne permet pas une gestion puissante des données via des analytics prédictifs.

Pour anticiper l’activité et réajuster le plan d’action

La gestion et l’analyse des données via des fichiers Excel et des reportings réalisés manuellement sont chronophages et ne sont pas toujours fiables (erreurs de saisie, doublons…). Entre le moment où l’information est captée, consolidée et remontée aux décideurs, il peut se passer des semaines voire des mois. Quand il s’agit d’analyser les indicateurs de performance (taux d’activité ou taux d’occupation, marge, chiffre d’affaires…), un mode de fonctionnement manuel via Excel ne permet pas d’être dans l’anticipation. On ne fait que constater le passé. À la vitesse à laquelle le marché évolue, on ne peut plus se contenter d’être réactif, il faut être proactif.

Les nouvelles technologies permettent de consolider, très rapidement, un grand volume d’informations, et de restituer les données de manière lisible. Une solution de staffing efficace offre un ensemble de tableaux de bord qui permettent aux PDG, DG ou encore aux Directeurs des Opérations de visualiser en temps réel les indicateurs de performance de l’entreprise, et de les projeter sur les semaines et les mois à venir. Cette visibilité sur l’avenir est un outil d’aide à la décision incontournable.

Pour recruter et développer les bonnes compétences

Le cœur de métier d’une entreprise de prestations intellectuelles est de mettre en relation un portefeuille de compétences avec un portefeuille de projets. Être constamment à l’affût des besoins client pour recruter et développer les bonnes compétences est donc un enjeu majeur.

Ces entreprises ont donc besoin de :

• comprendre les forces en présence en matière de compétences et de séniorité;
• comprendre les besoins client.

C’est en confrontant ces informations qu’elles se donnent les moyens d’identifier les expertises qu’il manque; et ainsi d’engager les bonnes actions de recrutement et de développement. En centralisant et en automatisant toutes ces informations, une solution moderne peut offrir des reportings de couverture des besoins, faire gagner du temps et ainsi permettre une analyse et une réflexion stratégique plus approfondie et pertinente.

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